Реферат: Автоматизация управления предприятием

К функциям управления финансами относится, в частности, финансовый контроль на базе данных бухгалтерского учета. На многих предприятиях финансовый менеджмент принимает непосредственное участие и в работе бухгалтерии, например, по составлению внешней отчетности. Вообще говоря, взаимоотношения финансиста с бухгалтерией устанавливаются по-разному: одно дело, если в организационной структуре управления предприятием финансовый менеджмент подчинен бухгалтерии или существует самостоятельно, а другое – если он включает в себя бухгалтерию. Руководитель предприятия волен принимать ту или иную модель, но в любом случае к слову финансового менеджера стоит внимательно прислушаться при выборе учетной политики организации.

Исходя из сказанного выше, модуль "Бухгалтерский учет" структурно входит, наряду с модулями "Финансовое планирование" и "Консолидация" в ту составную часть Системы ПАРУС, которая автоматизирует управление финансами предприятия. В соответствии с принципом модульности Системы и стремлением Корпорации обеспечить самые разнообразные запросы пользователей, модуль бухгалтерского учета может функционировать совершенно автономно.

Ниже кратко описаны несколько общих принципов построения модулей управления финансами.

Мультивалютность

Нормативные акты Российской Федерации требуют вести учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях. Но учет в национальной валюте не всегда удобен и не вполне отражает реальное состояние дел. Можно ли, не нарушая закон, вести учет и планирование в нескольких валютах? С помощью Системы ПАРУС – можно! Число иностранных валют, одновременно используемых в расчетах, не ограничено, причем для каждой валюты можно указать два курса пересчета: официальный, например, устанавливаемый Центральным банком РФ, и специальный (называемый также документарным или "внутренним"), – этот курс может отличаться от официального. Система хранит не только текущие, но и все предшествующие курсы валют с момента начала эксплуатации.

Многовариантность учета

Закон есть закон - его необходимо соблюдать. Однако в некоторых случаях закон не вполне соответствует целям учета. Например, для поддержания товарного запаса при изменении цен необходимо привлекать дополнительные оборотные средства. Поэтому было бы правильно списывать товар по цене восстановления, исходя из суммы, необходимой для закупки следующей партии аналогичного товара. Однако по инструкциям прибыль от реализации товара положено определять как разность между суммой реализации и суммой закупки одной и той же партии товара. Другой пример: по закону только через определенный срок можно списывать в убытки безнадежные долги, даже если фирма-должник уже прекратила свою деятельность. А поэтому, формально планируя прибыль, фактически предприятие-кредитор уже обречено на убытки.

Для решения таких проблем Система ПАРУС позволяет параллельно с нормативным учетом вести управленческий учет. Для этого суммы, регистрируемые в приложении управления финансами, имеют два значения - "по бухгалтерской" и "по управленческой" оценкам. Для подготовки строго регламентированных отчетных документов можно пользоваться данными бухгалтерского учета, для принятия управленческих решений - управленческого учета. Многовариантность управления финансами выражается также возможностью использовать произвольные временные периоды для агрегирования данных.

Учет по подразделениям балансовой единицы

Для правильной организации работы предприятия бывает необходимо знать результаты деятельности каждого его подразделения, в том числе и тех, которые не образуют самостоятельной балансовой единицы. В модулях управления финансами предусмотрен механизм, когда для каждой суммы можно указать код подразделения балансовой единицы (ПБЕ). При обработке и обобщении данных, можно получить полную информацию как по всей фирме в целом, так и по группам или отдельным ПБЕ.

Финансовое планирование

Финансовый план – это комплекс плановых документов, в которых в денежной форме выражены изменения объемов и структуры активов предприятия и источников их формирования, финансовые результаты его деятельности и движение платежных средств. Финансовым планированием называется процесс определения показателей и формирования документов финансового плана.

Условия рыночной экономики, когда степень неопределенности характеристик внешней среды очень высока, ставят перед предприятием сложнейшие задачи по прогнозированию тех или иных изменений и своевременному реагированию на них, т.е. принятию соответствующих решений. Предприятие встает перед необходимостью более эффективного использования ресурсов, осуществления четкого контроля за показателями своего финансового состояния. Налаженное планирование, позволяющее создавать близкие по показателям к фактическим процессам плановые документы, должно служить базой для раскрытия неопределенности внешней среды. Целью финансового планирования является обеспечение руководителей финансовых служб и всего предприятия определенного рода информацией, необходимой для эффективного управления ресурсами предприятия.

Исходя их сказанного выше модуль "Финансовое планирование" реализован для автоматизации:

- текущего финансового планирования (обычно, на месяц или квартал);

- долгосрочного (стратегического) финансового планирования (на год или более);

- оперативного планирования и управления платежами для обеспечения текущей платежеспособности предприятия;

- контроля за возникновением и погашением обязательств предприятия;

- оперативного учета исполнения планов, в частности, плана движения денежных средств (бюджета финансов);

- анализа выполнения финансовых планов;

Для самых разнообразных периодов, с учетом центров ответственности, инструментов оплаты (расчетный счет, вексель, взаимозачет), приоритетов, источников финансирования, с привязкой к ответственным распорядителям, с идентификацией причин и виновников отклонений и др.

В окне "Планирование обязательств" можно провести изменения записей о платежах и отгрузках (например, исправление их сумм и дат). Часто для обеспечения платежеспособности необходимо, например, "отодвинуть" на более поздний срок даты собственных платежей предприятия, уменьшить их суммы (или разбить сумму платежа на несколько и распределить часть их них по более поздним датам) и т.п. — все это очень удобно сделать в окне "Планирование обязательств".

Контроль соблюдения лимитов (ограничений) обязательств сравнением утвержденных контрольных чисел (зарегистрированных в виде финансовых показателей) с обобщенными суммами отгрузок и платежей.

По данным раздела "Планирование обязательств" могут быть сформированы так называемые сводные финансовые показатели, являющиеся по существу обобщенной информацией по записям возникновения и погашения в разрезе самых различных характеристик, таких как:

- состояние (план/факт);

- элемент (направление) дохода и расхода;

- ответственный распорядитель;

- контрагенты; тип оплаты (аванс или по отгрузке);

- вид задолженности (дебиторская/кредиторская);

- подразделение, к которому относится обязательство;

- состояние задолженности (просроченная, текущая или будущая) и т.п.

Сводные финансовые показатели, точно так же, как и "обычные", могут использоваться для формирования таблиц планов, — таким образом, данные обязательств попадают в формируемые планы.

Оперативное планирование

Основным инструментом оперативного планирования и управления платежами в модуле является "Платежный календарь". Зарегистрированные в Системе платежи представлены здесь в виде календарного плана выплат и поступлений.