Реферат: Автоматизированные системы регистрации

· форма, в которой производится регистрация,

· перечень реквизитов, которые заносятся в форму, и правила их заполнения,

· правила учета движения документов после регистрации,

· принцип регистрации: однократная регистрация или же необходимость повторной регистрации при передаче документа в другое подразделение;

· для входящих документов нужно описать порядок действий при повторном поступлении документа в организацию.

[Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного обеспечения управления": учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.]

Заключение

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

• учет документов,
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

• рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения;
• программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометкой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. [«Энциклопедия делопроизводства»http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=110].

Библиография

1. [«InterTrust» статья «Все секреты регестрации документов» 28.11.2007, http://www.intertrust.ru/analytics/articles/369/].

2. [«Энциклопедия делопроизводства»http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=110].

3. Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного обеспечения управления": учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.