• оформление доклада руководителя, подготовка иллюстра­тивных материалов;

• регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

• ведение протокола или стенограммы совещания;

• подбор материалов для руководителя;

• выполнение оперативных поручений руководителя, получен­ных в ходе совещания;

• оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением приня­тых решений.

Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня подготовки секретаря-референта. В России создана и развивается сеть учебных заведений начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.

Задания

1. Расскажите о трех формах организации делопроизводства в учреждениях.

2. Расскажите о целях и задачах службы делопроизводства, фун­кциях, правах и ответственности.

3. Объясните, для чего нужна инструкция по делопроизводству в организации. Составьте приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в организации.

4. Какие основные требования предъявляются секретарю-рефе­ренту в современных условиях?

5. Составьте формуляр-образец должностной инструкции, рас­кройте основные разделы инструкции, расскажите об обязаннос­тях руководителя службы делопроизводства.

Приложения

Приложение 1.1

Примерное положение о структурном подразделении

по делопроизводству

Герб РФ (если государственное учреждение) Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ Директор организации Подпись И.И. Петров Дата

Документационное обеспечение управления

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000 № ______________

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), дей­ствующая на правах самостоятельного структурного подразделе­ния, подчиненного непосредственно руководителю.

1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел де­лопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретари­аты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протоколь­ное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копиро­вально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и вне­дрения технических средств, центральный архив.

1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Дея­тельность работников службы ДОУ регламентируется должност­ными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделе­ние труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются служ­бой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инст­рукции пересматриваются.

1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законо­дательными и иными нормативно-правовыми актами органов го­сударственной власти и управления Российской Федерации, пра­вилами, инструкциями, методическими рекомендациями учрежде­ний ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управ­ления.

1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалис­тами с высшим или средним специальным образованием соответ­ствующего профиля.

1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руко­водство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следую­щие задачи:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организа­ция работы с документами, построение поисковых систем;

• контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормати­вами;

• сокращение документооборота, количества форм докумен­тов;

• разработка и внедрение нормативных и методических доку­ментов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

• участие в разработке и внедрении прогрессивных техноло­гий документационного обеспечения управления на базе примене­ния вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

3. Функции службы ДОУ