Реферат: Ділове листування з іноземними партнерами

Морфологічний аспект ділових листів, написаних українською мовою, характеризується активністю у використанні дієслівних форм. Не можна вживати речення із дієсловами пасивного стану. Активний спосіб дієслів начебто імітує рух. Замість небажаного: Начальником відділу було розглянуто Вашу пропозицію щодо... треба вживати таку структуру: Начальник відділу розглянув Вашу пропозицію щодо...

Тон листа має бути позитивним навіть тоді, коли йдеться про неприємні речі. Щоб досягти поставленої мети чи бажаного результату, треба пам’ятати про такі риси ділових листів, як дружній тон, щирість природність.

Три крапки в українській пунктуації означають незавершеність думки або переповненість почуттями. У діловій німецькій мові цей розділовий знак ставиться, якщо лист продовжується на наступному аркуші (або сторінці).

Діловий лист має певну мету, яка полягає в тому, щоб адресат дав відповідь або відреагував на листа (повідомив нагадав, повідомив про щось тощо). Щоб переконати адресата автор зазвичай акцентує увагу на займеннику ви.

Розглянемо деякі відмінності в оформленні листів українською мовою та мовами інших країн. Приміром, дату ліпше оформляти словесно-цифровим способом (12 січня 2005 року), щоб не було непорозумінь, оскільки цифровий спосіб запису дати може бути різним (український варіант – 12.01. 2005, американський – 2005.01.12). У листуванні англійською мовою можливі скорочення у назвах деяких місяців: січень – Jan.; лютий – Feb.; квітень – Apr.; жовтень – Oct.; грудень – Dec.

Реквізит "Адреса" вказується на конверті і повторюється на початку листа. В Україні змінено порядок розташування елементів реквізиту "Адреса", які тепер оформляються за міжнародними стандартами: прізвище, ім’я, по батькові, вулиця, провулок тощо, населений пункт (місто або село), країна (якщо листа адресовано за кордон), індекс.

Якщо в листі є реквізит "Заголовок", то, як і в будь-якому документі, він починається з прийменника Про. В англійських текстах зазначається графічне скорочення Re:, що означає Reference (предмет, тема листа), або нічого не пишеться. У ділових листах російською мовою перед заголовком можливе графічне скорочення кас., що означає касательно.

Звертання у мовознавстві розглядається переважно як категорія усного мовлення. Воно має на меті привернути увагу співрозмовника до висловлювання. Звертання є найбільш коротким і яскравим прийомом виділення адресата мовлення. Хоча цією функцією звертання обмежується лише тоді, коли воно використовується на початку речення. У діловій сфері звертання спонукає особу до дії, тобто без установки на експресію, без додаткових нашарувань, як у художньому стилі.

Звертання може бути також засобом оцінної характеристики адресата. У листі воно дозволяє встановити потрібний тон: Громадянине Петренко - суто офіційний; Шановний Іване Максимовичу - Шановний пане Іване, Шановний пане начальнику - офіційний з повагою; Вельмишановний пане Іване Максимовичу - офіційний з особливою повагою; Дорогий друже - дружній.

У міжнародному листуванні переважає звертання з використанням увічливих форм: зокрема, в англійській мові – Dear Mr (дорогий…); Dear Mrs (дорога…) і прізвища адресатів (ініціали зазвичай не використовуються); якщо прізвище адресата невідоме, можна написати: Dear Mr, Dear Sirs, Dear Sir.

У листуванні українською мовою разом із власними іменами використовуються загальні слова:

• іменники пане, пані, панове, добродію, добродійко, добродії; рідше громадянине, громадянко, громадяни; товаришу, товариші;

• прикметники шановний, вельмишановний, високоповажний.

Іноді у текстах службових листів вживаються слова громадо, спільното, товариство. Взагалі на мою думку недоцільно використовувати ці збірні іменники, як і збірні числівники у текстах службових листів.

У службовому листуванні українською мовою у звертанні до жінок не розрізняється стан заміжня/незаміжня, тому вживається лише слово пані. Однак в англійській, французькій і німецькій мовах існує таке розрізнення. Перед прізвищем заміжньої жінки вживаються слова:

в англійській мові - missis (місіс);

у французькій - madame (мадам);

у німецькій - frau (фрау).

Перед прізвищем дівчини чи незаміжньої жінки вживаються слова:

в англійській мові - miss (міс):

у французькій - mademoiselle (мадемуазель);

у німецькій - fraulein (фройлен).

В українській мові до цього часу не існує усталених норм звертання до найвищих посадовців та урядовців держави. У звертаннях до найвищих посадових осіб автори "Універсального довідника-практикуму з ділових паперів" (Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. - К.: Довіра, 1997) радять використовувати такі мовні формули:

до Президента - Ваша Високодостойносте Пане Президенте;

до міністрів і послів - Високодостойний пане Міністре, Високодостойний пане Амбсадоре, Високодостойний пане Посол.

Хоча, на мій розсуд доречніше вживати інші мовні формули:

до Президента - Ваша Високоповажносте Пане Президенте;

до міністрів і послів - Високоповажний пане Міністре; Високоповажний пане Амбасадоре або Високоповажний пане Посол.

Традиційно у службових листах після звертання, розташованого посередині рядка, пишеться знак оклику: Шановний Вікторе Володимировичу! Такий спосіб оформлення звертання простежується і в російській мові: Уважаемый Виктор Владимирович! Текст листа в цьому випадку починається з наступного рядка з абзацу з великої літери.