Реферат: Діловий протокол

Ділові листи друкуються на машинці, тепер найчастіше на комп'ютері, на спеціальних бланках фірми чи організації, виготовлених друкарським способом.

Бланк містить назву і адресу відправника, номери телефонів, факсів. Ця інформація має легко читатись, бути оформленою професійним дизайнером. Зовнішній вигляд бланка, рівень поліграфічного виконання, якість паперу свідчать про солідність фірми.

Реквізити на бланку для листування з іноземцями, як правило, мають бути продубльовані англійською мовою.

Ділові листи пишуть тільки на одній стороні паперу.

Якщо лист займає більше однієї сторінки, то в кінці його пишуть: "з продовженням". У міжнародній діловій практиці текст, як правило, вміщують на одній сторінці.

Для нумерації використовуються арабські цифри. Витримуються поля зліва (для підшивання) і справа. Текст друкується через два або півтора інтервали. Звернення до адресата слід писати без абзацу.

Виправлення в тексті листа не допускається.

Листи пересилаються у фірмових конвертах. Лист може бути складений у конверті не більше одного разу текстом досередини. Для особливо важливих листів використовують конверт такого формату, щоб лист не згинати. На конверті, як правило, розміщують усі реквізити фірми, включаючи фірмовий знак.

Великі конверти, в яких відправляють листи незігнутими, мають бути виготовлені з твердого паперу, щоб листи не зім'ялись під час пересилання.

Траурні конверти (з чорною підкладкою всередині) слід використовувати тільки за прямим призначенням.

Резолюції на одержаній кореспонденції ставлять тільки олівцем. Якщо чорнилом - то резолюція має бути на окремому листку, який підколюється до листа.

Відповідь на телеграфний запит має бути відправлена протягом трьох днів. На лист - протягом десяти днів. Якщо немає можливості вчасно дати детальну вичерпну відповідь, то слід протягом трьох днів повідомити, що листа отримано, а остаточну відповідь дати не пізніше ніж через тридцять днів.

В цілому діловий лист має такі складові: заголовок, дату, назву і адресу одержувача листа, вступне звертання, вказівку на загальний зміст листа, основний текст, заключну формулу ввічливості, підпис. Структура листа дозволяє також включати посилання на конкретних осіб, дані про наявність копій.

Заголовок ділового листа - це назва і адреса фірми-відправника (надруковані друкарським способом на фірмовому бланку).

Дата ставиться справа, двома інтервалами нижче заголовка. Скорочення дат у міжнародному листуванні не допускається. Місяць і число року пишуть повністю. Дата зазначає , день відправлення листа.

В адресі й даті крапки не ставлять. Якщо ви знаєте посаду чи титул адресата, доречно вказати їх. Після зазначення адресата може бути коротко викладений зміст листа (приміром: На Ваш лист від 07.06.1999).

Вступне звертання є загальноприйнятою формою ввічливості - щось на зразок привітання. Його пишуть зліва, під адресою, обов'язково в окремому рядку. Вживають такі форми звертання до службової особи: "Пане...", "Шановний пане!". "Вельмишановний добродію!". Звертання до службової особи завершують знаком оклику, щоб наголосити на його значущості, перше слово пишуть з великої літери, з абзацу.

Своєрідним "до побачення" ділового листа є його прикінцева формула ввічливості, яка має відповідати звертанню. Звичайно пишуть: "З повагою", "Щиро Ваш(і)". Підпис має супроводжуватися прізвищем автора із зазначенням його посади й звання, віддрукованими на машинці під його підписом від руки. У листі до зарубіжного адресата підпис, прізвище і посада розміщуються один під одним, тобто зверху вниз, а не окремим рядком. Якщо до листа мають бути додатки, то про характер і розмір їх повідомляють унизу листа, зліва.

Зважати на формальні моменти в діловому листуванні вкрай важливо. Скажімо, рекламний лист з пропозицією певних товарів та послуг має справляти психологічний вплив на свого майбутнього споживача. Зрозуміло, він повинен містити переконливу розповідь про якість запропонованих продукції чи послуг, яка завершується комерційною пропозицією. Рекламний лист має ще й представляти вашу фірму, тому гарно віддрукований. Інформаційний лист з пропозицією конкретного товару чи послуги, доданий буклет з доданим описом їх, наявність торгової марки й поворотного купона-замовлення свідчитимуть про вас як про солідного партнера з міцним фінансовим становищем і сприятимуть укладенню взаємовигідної угоди.

Чи вестимете ви ділові переговори, чи з'ясовуватимете стосунки зі своїми партнерами через листування, — пам'ятайте про потребу бути щирим, торкатися в. листі передусім питань, які хвилюють ваших адресатів. Тоді матимете -успіх. Написання листа - це своєрідне мистецтво. Діловий лист повинен бути правильно оформлений, грамотно написаний, однозначний за змістом.

3. Візитні картки

Візитки - важливий елемент протокольних контактів з діловими партнерами.

Візитками користуються дипломати, бізнесмени, чиновники, діячі культури і мистецтва. У багатьох випадках візитки допомагають діловим людям встановлювати ділові стосунки.

Стандартна візитна картка являє собою листок білого не дуже товстого картону розміром 5 х 9 см. Жінці-дружині, а не посадовій особі, належить мати візитку на один сантиметр . меншу - 4 х 8 см. Вищі посадові особи можуть мати візитки розміром 6 х 10 см; візитка дружини такої особи відповідно матиме розмір 5x9 см.

У Великобританії дотримуються протилежного правила: розмір жіночих візитних карток більший за розмір чоловічих. Правил оформлення візитних карток неухильно дотримуються тільки дипломати. Вимоги до оформлення візиток у діловій практиці не дуже суворі. Але краще, якщо візитка має класичний вигляд: зверху по центру - назва фірми (організації, установи), в якій працює власник візитки; нижче по центру - прізвище, ім'я і по батькові (у закордонному варіанті - ім'я і прізвище), ще нижче - посада; нижче в лівому куті - телефон, факс. Можливий і такий варіант: телефон, факс і поштова адреса вказуються в правому нижньому куті, а лівий залишається вільним.

Класична ділова візитка повинна бути видрукувана чорним шрифтом на білому фоні. Інші кольори можуть використовуватися тільки в зображенні рекламного знака фірми в лівому верхньому куті картки.

Такі вимоги протоколу до оформлення візитної картки бізнесмена. У діловій сфері вони тепер витримуються не дуже строго, деякі підприємці замовляють картки рожевого, зеленуватого відтінків.

Велику свободу в оформленні візиток дозволяють собі діячі культури, мистецтва, науки.

В Україні візитки часто друкуються з одного боку українською мовою, а з другого - англійською. Але за правилами протоколу текст візитки має бути надрукований тільки на одному боці, щоб другий бік залишався вільним для записів від руки. Тому рекомендується мати візитні картки двох видів - рідною та англійською мовами.

Перед поїздкою в іншу державу часто спеціально замовляють візитки мовою тієї країни, в яку їде підприємець.