Реферат: Діловодство, його законодавче та нормативно-методичне регулювання
• стандарти організацій.
У числі національних стандартів діє цілий ряд стандартів встановлюють правила оформлення документів.
У 1990-і рр.. створена правова основа зберігання документів. В Основах законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах складу Архівного фонду РФ включає дві частини: державну і недержавну. Державна частина формується з документів федеральних органів державної влади, а також установ, організацій і підприємств, віднесених до федеральної власності. Недержавну частина Архівного фонду РФ складають архівні фонди та архівні документи, що знаходяться у власності громадських об'єднань та організацій, релігійних об'єднань і організацій, а також у приватній власності. Віднесення документів до складу архівного фонду Російської Федерації здійснюється органами і установами Федеральної архівної служби Росії (Росархів) разом з власником цих документів на підставі угоди (договору) після експертизи, їх цінності. Росархів відповідно до Положення про нього має право отримувати від організацій незалежно від їх відомчої підпорядкованості необхідні матеріали про роботу архівів і про організацію документів у діловодстві.
Таким чином, законодавче регулювання найрізноманітніших аспектів роботи з документами міститься в цілому ряді правових актів. У чинне законодавство включено значну кількість обов'язкових для виконання норм, правил і вимог до документування різних напрямів діяльності державних та недержавних організацій, до оформлення тих чи інших видів документів, до їх змісту і структурі тексту.
Поряд із законодавчою регламентацією норми роботи з документами зачіпаються в цілому ряді указів Президента, постанов і розпоряджень Уряду РФ. Ці підзаконні акти встановлюють норми роботи з документами, які не знайшли відображення в законодавчих актах.
Характерною рисою сучасності є створення законодавчої основи збору, обробки, використання, збереження і передачі інформації. Це свідчить про докорінну зміну державної політики в сфері формування інформаційних ресурсів. Разом з тим помітно змінюється ставлення в суспільстві до організації інформаційних ресурсів. Управлінці проявляють все більшу зацікавленість до проблем законодавчого регулювання і забезпечення їх діяльності. Практичні працівники найрізноманітніших управлінських систем приходять до усвідомлення того, що інформація і документ як її носій, пронизуючи всі аспекти управління, надають безпосередню і цілеспрямований вплив на результативну роботу у всіх галузях людської діяльності.
2. Нормативно-правове регулювання діловодства
законодавча архів документ
На основі та на виконання федеральних законів, указів і розпоряджень Президента Російської Федерації, постанов і розпоряджень Уряду РФ федеральними органами виконавчої влади видаються нормативні правові акти. До нормативних правових актів постановою Уряду РФ віднесені постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення. Нормативно-правові акти видаються також з ініціативи федеральних органів виконавчої влади в межах їх компетенції.
Постановою Уряду РФ затверджені правила підготовки правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації, де визначено процес підготовки проекту нормативно-правового акта, його погодження, підписання, затвердження, оформлення, строки підготовки і встановлено Порядок його державної реєстрації (внесення до Державного реєстру нормативних правових актів та присвоєння йому реєстраційного номера) у Мін'юсті Росії. При порушенні вимог, викладених у правилах, документ не набирає чинності.
Типова інструкція призначена для федеральних органів виконавчої влади, однак, служби діловодства організацій будь-яких форм власності і напрямів діяльності можуть використовувати її як нормативну основу при створенні системи діловодства конкретної організації.
Методика і технологія зберігання документів у діловодстві в архіві розроблена також архівними органами. У загальних рисах вона склалася в середині 1960-х рр.. З 1987 р. багато років діяли Основні правила роботи відомчих архівів, які представляли собою базовий нормативно-методичний визначав правила зберігання документів в діловодстві (оперативне зберігання) і у відомчому архіві. У 2002р. Федеральна архівна служба Росії підготувала новий нормативний документ, що встановлює корми і технологію роботи архіву організації. Цей норматив не змінює кардинальним чином ситуацію, і діючу багато років технологію зберігання документів, тобто певна спадкоємність в порівнянні з Правилами 1987 зберігається. Проте перегляд основних правил був необхідний у Зв'язку із змінами, по-перше, правових основ архівної справи в РФ, по-друге, практично повсюдним впровадженням у діловодство інформаційних технологій, а також з урахуванням того, що виникла маса організацій різних організаційно-правових форм. Основні правила роботи архівів організацій містять цілий ряд розділів, спрямованих на регламентацію зберігання документів у діловодстві організацій.
Серед них:
• вимоги до номенклатури справ, їх види, порядок складання, узгодження, затвердження, заповнення, ведення і зберігання;
• правила формування справ у діловодстві;
• організація і порядок проведення експертизи цінності документів у діловодстві;
• підготовка справ до передачі в архів: оформлення справ (нумерація, підшивка, оформлення обкладинки і т. д.), складання та оформлення описів, передача справ в архів;
• порядок виділення документів до знищення;
• оформлення знищення документів з простроченим терміном зберігання;
• порядок передачі справ з діловодства в архів. Дуже істотні зміни в Основних правилах (у порівнянні з редакцією 1987р.) пов'язані з експертизою цінності документів. Крім управлінської документації (в основному на паперових носіях) до Правил включені нормативно-методичні основи експертизи цінності електронних документів.
До складу Основних правил включені уніфіковані форми документів (номенклатура справ, опис, обкладинка справи, лист - засвідчував і тощо), якими оформляється зберігання документів у діловодстві організації та здійснюється їх облік та передача в архів. Вони містять порядок оформлення, затвердження, погодження і є обов'язковими при створенні конкретної системи діловодства.
Також правила містять методику роботи з документами в архіві організації. Істотне значення в питаннях організації зберігання документів мають терміни зберігання. Основними нормативними документами, на основі яких визначаються терміни зберігання документів, є переліки із зазначенням строків зберігання. Розрізняють типові та відомчі переліки. Типові переліки розробляються і затверджуються Росархивом, вони є нормативним Документом загальної дії і встановлюють терміни зберігання документів, які виникають в результаті документування однотипних функцій (наприклад, таких, як організація системи управління, планування діяльності, фінансування діяльності, облік і звітність, інформаційне обслуговування, кадрове забезпечення та ін.)
Організації, що не мають відомчих переліків, при визначенні термінів зберігання своїх документів користуються типовим переліком.
Одночасно з розвитком робіт з уніфікації та стандартизації почалися роботи щодо класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації, створена в даний час система класифікаторів є мовою формалізованого опису даних, які використовуються у процесах управління. Для діловодних служб особливе значення має Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД), який представляє собою номенклатуру уніфікованих систем документації і уніфікованих форм документів. Класифікатор містить найменування видів документів і їх коди, які є ідентифікаторами форм документів і обов'язково складаються в бланках. До складу уніфікованих управлінських документів входять такі системи документації.
Уніфікована система банківської документації:
• платіжна документація за безготівковими розрахунками через банки;
• документації по кредитних операціях банків;
• документація по контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудових ресурсів;
• документація за операціями банків, пов'язана з міжнародними розрахунками;