Реферат: Документирование управленческой деятельности предприятия
– краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
– объективность и достоверность информации;
– составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
– структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.
– широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
“Отметка о наличии приложения” – указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.
“Подпись” – входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
“Гриф согласования” – состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласован документ.
“Виза” – используют для внутреннего согласования документов.
“Печать” – ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.
“Отметка о заверении копии” – проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
“Фамилия исполнителя и номер его телефона” – располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.
“Отметка об исполнении документа и направлении его в дело” – для последующего хранения и использования в справочных целях.
“Отметка о поступлении” – проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.
1.2. Требования к бланкам документов
Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.
1.3. Правила машинописного оформления документов
Основные правила при оформлении документов:
– текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;
– первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;
– реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;
– реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;
– расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;
– если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;
– точку в конце заголовка не ставят;
– в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;
– номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
1.4. Подготовка и оформление основных видов документов
Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Организационными документами являются :
устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.
Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.