Реферат: Эффективность применения технических средств в делопроизводстве

Для размещения средств письма на рабочих местах применяются специальные органайзеры, в комплекты оснащения которых входят, не только различные средства письма, но и предметы канцелярского обихода: ножницы, ножи для резки бумаг, дырокол, миниатюрный сшиватель, ластики, скрепки, устройства для заточки карандашей, клеящие ленты, а также часы, пепельницы и т.д.

Машинописный способ.

Машинописный способ реализуется, в основном, при помощи компьютеров. Оригинал документа формируется и редактируется на дисплее, после чего воспроизводится при помощи печатающих устройств (принтеров), а потребность в копиях может удовлетворяться при помощи того же принтера или копировального аппарата.

Вместе с тем очевидна необходимость и в сохранении пишущих машин, в пользу которых говорит их независимость от источников питания, возможность оперативного перемещения и использование их в нештатных ситуациях (например, заполнение анкетного бланка), простота в эксплуатации.

Среди специализированных пишущих машин назовем машины для лиц с ограниченным зрением, печатающие на специальных листах; плоскопечатающие машины, для внесения текста в паспорта; машины для нанесения надписей на чертежи; стенографические машины и другие.

Акустический способ.

Акустический способ реализуется при помощи различных видов переносных и стационарных (в основном для записи совещаний, конференций) диктофонов.

Копировальная техника

К техническим средствам, при помощи которых изготавливаются копии документов, предъявляются требования факсимильного качества. Такого качества, когда копия соответствует оригиналу по содержанию и внешнему виду, а различия могут касаться только цвета изображения и его масштаба. Потребность в копировании документации может возникать не только в ходе управленческих процессов, но и при реализации других видов деятельности учреждения (например, учебно-методическая работа, реклама). При обращении к копировальной технике учитываются и организационные и экономические аспекты ее использования (централизованное, децентрализованное), определение целесообразности создания собственных типографий, возможность коллективного использования техники совместно со сторонними организациями.

Основным видом копировальной техники в настоящее время являются электрофотографические аппараты прямого копирования с непосредственным переносом изображения на различные виды носителей: бумагу, пленки. Наиболее известным производителем такой техники является фирма "Рэнк ксерокс", в связи с чем, под термином "ксерокс" сейчас подразумевается любой копировальный аппарат, хотя он может быть произведен и иными фирмами ("Канон", "Минольта", "Кодак", "Тошиба").

Копировальные аппараты можно классифицировать по их эксплутационным характеристикам:

По скорости приготовления того или иного количества копий в минуту:

малоскоростные (от 3 до 16 копий в минуту);

среднескоростные (до35 копий в минуту);

высокоскоростные (свыше 55 копий в минуту).

По габаритам:

портативные, переносные (например, "Ксерокс-520", "Шарп СФ 2060" и другие). Для них характерны небольшой вес (до 12 кг) и наличие удобной ручки для транспортирования;

настольные (как правило, это среднескоростные аппараты массой в 35-60 кг). Для их установки могут применяться передвижные столы или подставки, позволяющие при необходимости оперативно менять место размещения аппарата;

напольные, стационарные. Это высокоскоростные аппараты, в отношении которых также предусматривается возможность их перемещения.

Общими для этих средств копирования являются следующие эксплуатационные характеристики:

форматы копируемых оригиналов А3-А6;

время получения первой копии (5.5-5.8 секунд). Вместе с тем появляется новая технология САРФ, которой оснащены аппараты фирмы "Канон", когда времени на разогрев не требуется;

масштабирование (изменение масштаба воспроизводимого изображения в пределах от 50 до 200%, с шагом изменения 0.5-1%;

возможности изготовления за один прием от 1 до 999 копий;

возможность изготовления двух и более оригиналов на одном листе;

емкость лотков, кассет с бумагой для копирования от 500 до 7500 листов (аппараты "Коника"), с возможностью подключения дополнительных лотков;

необходимость в профилактическом обслуживании наступает после изготовления не менее 15000 копий (аппараты "Тошиба 210");

плотность используемой бумаги от 50 до 200 г/кв. м;

двухстороннее копирование, которое позволяет экономить бумагу, уменьшать объем документа и снижать почтовые расходы;

разрешающая способность 400х400 точек на дюйм;