Реферат: Эффективность применения технических средств в делопроизводстве

низкий уровень шума (не выше 48 дБ).

Средства копирования оснащаются дополнительными устройствами, которые расширяют функциональные возможности таких средств, как:

автоматизированная подача оригиналов и листов бумаги из лотка (кассеты);

кодовое ограничение доступа к использованию аппарата;

система идентификации происхождения копий, предназначенная для борьбы против незаконного и несанкционированного копирования. На каждую копию наносятся краской (например, желтой), специальные кодовые знаки, компьютерная расшифровка которых позволяет определить номер аппарата, где изготовлена та или иная копия. Система не может быть отключена при пользовании аппаратом. Оснащены этой системой аппараты фирмы "Минольта";

автоматическое регулирование контрастности копий;

устройство сдвига текста на копиях, позволяющее размещать текст так, чтобы при скреплении листов он не находился в зоне сшивания;

устройство для копирования переплетенных книг и журналов либо с двух сторон на одном листе, либо на двойном листе;

автоматический контроль экспонирования, обеспечивающий высокое качество изображения на копиях;

автоматическое отключение аппарата после выполнения заданной программы, гарантирующее безопасность его работы;

копирование одним из имеющихся 6 цветов;

дисплей, отражающий состояние аппарата при выполнении им любой операции. При возникновении любых неполадок на дисплей выводятся сообщения о причинах неисправности и рекомендации по ее устранению;

возможность прерывания копирования для выполнения срочного задания, когда запоминается то состояние процесса, в котором он находится в момент прерывания, к этому состоянию возвращаются при завершении внеочередного заказа;

выделение одним из цветов отдельных фрагментов текста на копиях;

редактирование изображения, когда оператор удаляет некоторые элементы оригинала (графики, рисунки, фрагменты текста);

контроль круга пользователей аппарата, учет стоимости изготовленных копий, распечатка любых сведений по режиму эксплуатации аппарата.

Аппараты могут дополнительно оснащаться степлером (сшивателем), который сшивает до 25 листов металлической скобкой; финишером, который сшивает до 50 листов двумя скобками, причем комплекты сшитых листов могут получать переднюю и заднюю обложки и разного рода вкладыши.

Создание печатной продукции

Вопросы создания собственной типографии возникают в случае постоянной потребности в изготовлении печатной продукции от бланков, инструкций, учебных пособий, брошюр до полноцветных буклетов, плакатов, книг.

Для создания такой мини-типографии могут использоваться дубликаторы и офсетные машины, а так же средства до - и после печатного оборудования: фальцевальные, листоподборочные машины, проволокошвейные сшиватели, резальные устройства, брошюровочные системы, ламинаторы. В ходе изготовления тиражей могут воспроизводиться оригиналы, выполненные на любом носителе с полутоновыми иллюстрациями. Имеются устройства для многоцветовой печати и системы редактирования, с помощью которых можно изменять масштаб изображения оригинала, совмещать два оригинала на одном листе без вторжения в оригинал.

До - и после печатное оборудование позволяет переплетать экземпляры объемом до 750 листов с помощью пластиковых элементов, при необходимости такой переплет можно вскрыть, заменив пачку листов, снова его запаять. Могут применяться машины для скрепления печатной продукции металлическими и пластмассовыми пружинами; оперативные устройства термопереплета, время изготовления которых не превышает 40 секунд.

Достоинством этой техники является ее экологическая безопасность, поскольку в ходе ее эксплуатации не выделяются избыточное тепло, селен и ультрафиолетовое излучение.

Микрофильмирование

В ходе документирования может проводиться микрофильмирование документации, т.е. получение копий оригиналов документов в уменьшенном масштабе на рулонной или форматной пленке. Оно обеспечивает воспроизведение всех элементов изображения и возможность увеличения качества изображения, скопированного с неконтрастных оригиналов. Микрофильмирование имеет тот существенный недостаток, что откопированная документация может быть использована только при помощи специальных средств: читальных и читально-копировальных аппаратов.

Упомянем также СОМ-системы, представляющие собой сочетание средств вычислительной и микрофильмирующей техники, позволяющие выводить информацию из ЭВМ непосредственно на микрофильмы.

Микроносители наиболее удобны с точки зрения объемов площадей для хранения документированной информации, создание страхового фонда хранящихся в учреждении документов, и организации различных информационно-поисковых систем. Однако затруднения с непосредственным восприятием информации предопределяет ограничения при обращении к микрофильмированной документации в документационных процессах.

Обработка документальных материалов

Под обработкой документальных материалов понимается комплекс технических операций, касающихся поступающих, хранящихся и отправляемых документов. Эти операции имеют своей целью обеспечение оптимальных условий для использования упомянутых документов.

К таким операциям относятся:

резка бумаги (вскрытие конвертов);

проставление номеров, штампов и иных отметок;

скрепление (склеивание) документов;