Реферат: Экспертиза ценности документов

* время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы:

К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики.

Вторую группу составляют организации местного значения - Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

* Значимость отраженных в документах событий;

* Значение информации, содержащейся в документе;

* Повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

* Вид документа;

* Подлинность документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

* Организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

* справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная, некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.

Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом, вышестоящей организации.

К критериям внешних особенностей относятся:

1. Форма фиксирования и передачи содержания;

2 Удостоверение и оформление документа;

3. Физическое состояние документа.

Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии, их оценки значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия. Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа:

Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:

при разработке и составлении номенклатуры дел;

1. При регистрации документов;

2. При направлении исполненных документов в дела;

3. При формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

Порядок проведения экспертизы ценности документов