Реферат: Экспертиза ценности документов
В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.
В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел, к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.
Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.
Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.
Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать, изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.
Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел, на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).
Ответственный момент экспертизы это выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.
Не допускается отбор документов, для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК, просмотреть в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело, малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.
В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дубликатные экземпляры.
Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.
Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел, производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы принимает экспертиза или центральные экспертные организации.
Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
* составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);
* проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;
* запись экспертизы дела на машинные носители;
* проверка качества записи;
* описание экспертизы дела, проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах), в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
* подготовка комплекта сопроводительной документации.
В сопроводительной документации экспертизы документа отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.
Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются, годовые разделы, описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.
В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.
Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации, после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК, архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел, данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов, сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.
Список используемой литературы
1. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование Г ос архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) Отечественные архивы. - 2005. - № 62.
2. Ульянина Е.А. Учебник по архивоведению. М., 2007
3. Якименко А.С. Архивоведение. Учебник. М., 2007.