Реферат: Інформаційна модель упровадження системи якості ВНЗ

Еталонний фонд має зберігатись на системному сервері, адміністратор АСУД на регулярній основі повинен здійснювати резервне копіювання фонду на зовнішні носії. Фонд може створюватись і оброблятись засобами пакету “Ефект офіс”.

Фонд затверджених документів призначений для зберігання затверджених діючих документів організації. Документи у цей фонд переносяться з фонду документів, що розробляються за встановленою процедурою на підставі рішення керівництва та адміністратора АСУД, В свою чергу, затверджений документ передається до еталонного фонду, наприклад засобами MSOutlookз спеціальною позначкою.

Фонд створюється і зберігається засобами MSWindowsNT, або більш пізньою версією, на диску сервера локальної комп’ютерної мережі.

Розділ документації, що розробляється, призначений для створення, зберігання та оброблення документів, які в подальшому розміщуються у фонді затверджених та еталонних документів. Будь який документ, створений за допомогою додатків MSWork, MSExcel, MSVisio 2000 та інших, може розміщуватись в фонді, де до нього мають доступ розробники або особи з відповідним правом доступу.

Документи, що зберігаються у цьому фонді, можуть бути відредаговані, змінені або вилучені. Фізично фонд зберігається на диску сервера локальної комп’ютерної мережі. У процесі роботи над документом його необхідно копіювати і створювати резервну копію.

Бібліотека документів загального призначення використовується для зберігання документів, отриманих або із зовні, або створених в середині організації, і доступних для усіх співробітників організації. Відповідальність за ведення і актуалізацію бібліотеки несе адміністратор АСУД, Фізично бібліотека знаходиться на робочому диску сервера локальної комп’ютерної мережі.

IV Системний підхід щодо впровадження інформаційних технологій у ВНЗ

На сучасному етапі застосування інформаційних технологій в галузі вищої освіти існує нагальна потреба у реалізації системного підходу, тобто об’єднанні окремих елементів інформаційного забезпечення ВНЗ в єдину інформаційну систему. При цьому дуже важливо правильно визначити основні цілі і засоби їх досягнення. Мається на увазі, що інформаційна система повинна виконувати важливу допоміжну роль у виконанні ключової задачі ВНЗ – підвищення якості підготовки студентів шляхом розроблення і впровадження системи управління якістю на основі принципів TQM і вимог міжнародних стандартів ISO серії 9000:2000.

Така інформаційна система сприятиме ефективному впровадженню системи якості і забезпечуватиме інформаційну підтримку управління основними видами діяльності ВНЗ, його ключовими процесами. Інформаційна система ВНЗ має розглядатись як сукупність апаратних і програмних засобів, баз даних та знань, комплексу документів системи якості, а також кваліфікованого персоналу, здатного обслуговувати і ефективно користуватись системою. Крім забезпечення високої якості навчання інформаційна система має бути зорієнтована на підвищення результативності наукової компоненти діяльності ВНЗ.

Авторами дослідження на основі вивчення досвіду пропонується модель багаторівневої інформаційної системи, яка охоплює ключові напрямки й процеси діяльності ВНЗ та усі елементи його організаційної структури. Як було відзначено, інформаційна система має стати інструментом для підвищення результативності й ефективності системи управління якістю ВНЗ.

Для наочності представлено інформаційну систему супроводження системи якості ВНЗ у вигляді матриці. Система представляє собою ієрархічну 3-х рівневу модульну структуру, яка складається з 3-х підсистем.

Система першого рівня – це автоматизована система управління документацією (АСУД), яка в свою чергу розбивається на системні модулі першого рівня – підсистеми управління документацією кафедри, факультету, інших структурних підрозділів та ВНЗ в цілому.

Система другого рівня – це система управлення базами даних (АСУБД), яка складається з системних модулів другого рівня, СУБД кафедри, факультету, інших підрозділів, ВНЗ в цілому.

Система третього рівня – це автоматизована система управління знаннями (АСУЗ), як сукупність модулів управління знаннями кафедри, факультету, інших підрозділів і ВНЗ в цілому.

Такий підхід до формування системи дає змогу поетапно (помодульно та порівнево) розробляти і впроваджувати інформаційну систему ВНЗ, синхронізуючи цей процес з процесом впровадження системи якості ВНЗ.

Таблиця 1

Ієрархічні рівні інформаційної системи ВНЗ	Структурний підрозділ ВНЗ
	Кафедра	Факультет	Інші підрозділи ВНЗ	ВНЗ в цілому
1 рівень АСУД	´	´	´	´
2 рівень АСУБД	´	´	´	´
3 рівень АСУЗ	´	´	´	´

Розглянемо деякі аспекти функціонування кожної з 3-х систем, з яких складається інформаційна системи ВНЗ.

V. Автоматизована система управління документацією ВНЗ

Автоматизована система управління документацією ВНЗ складається з підсистем або модулів систем управління документами структурних підрозділів ВНЗ, Будь який документ ВНЗ на будь-якому носії за необхідності переводиться в електронну форму, після чого він підлягає зберіганню і обробленню засобами АСУД. У разі недоцільності, або неможливості створення електронної копії має бути створений електронний ідентифікаційний документ. Для нормального функціонування кожного з модулів АСУД ВНЗ необхідно створити нормативне, технічне, програмне, ідентифікаційне забезпечення.

До нормативного забезпечення відповідного модуля відносяться документи системи якості, положення про підрозділи, накази, посадові інструкції, інструкції щодо використання програмного і технічного забезпечення АСУД, стандарти ВНЗ та інші нормативні документи системи якості ВНЗ, склад яких детально розглянуто в [7].

До технічного забезпечення відносяться локальна комп’ютерна мережа, комп’ютери та інше обладнання, необхідне для функціонування АСУД.

Програмне забезпечення АСУД складається з таких програмних засобів, як операційна система MSWindowsNT, версії 4.0 і вище, пакетів програм MSOffice версії 2000, MSOutlook, спеціальних програмних пакетів, призначених для роботи з великими обсягами документів.

Інформаційне забезпечення АСУД включає всю документацію системи якості ВНЗ як внутрішнього, так і зовнішнього походження. Узагальнено до неї можна віднести інформацію, яку складають бази даних і бази знань автоматизованих систем управління другого і третього ієрархічного рівня інформаційної системи. Однією з важливих функцій АСУД є контроль виконання особливо важливих документів.