Реферат: Информационно-документационное обслуживание производственно-хозяйственной деятельности

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт, протокол) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления рекомендуется привести в соответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых вдокументах управления. Всего их 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов соответствии сФедеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»;

02 - герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) размещают в левом верхнем углу или по центру верхней части документа. Эмблема не воспроизводится на бланке, еслина нем помещен герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблема организации или товарный знак должны быть зарегистрированы в установленном законом порядке;

04 - код организации проставляется поОбщероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и присваивается Госкомстатом РФ при регистрации организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код при чины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

07 - код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299;

08 - наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, установленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

09 - справочные данные об организации включают: почто вый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-site(страница в Интернете), номер и дату лицензии и т. п.). На бланке организации указывается фактический адрес местонахождения её офиса;

10 - наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). Наименование вида документа указывается заглавными бук вами: ПРИКАЗ, АКТ, КОНТРАКТ и т. п.;

11 - дата документа - дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания;

12 - регистрационный номер документа состоит изпорядкового номера, который по усмотрению организации может дополняться индексами:

- дела по номенклатуре;

-структурных подразделений или направлений деятельности;

- должностных лиц авторов документа;

- корреспондентов или исполнителей и т. п.;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа, посту пившего в организацию, может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа. Этот реквизит заполняется для удобства работы с документом адресата (получателя письма);

14 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»;

15 – адресат указывается в письмах. В качестве адресата мо гут быть организации, структурные подразделения, должностные или физические лица. При направлении документа в организацию, ее название и название структурного подразделения указываются в именительном падеже;

16 - гриф утверждения документа проставлялся в правом верхнем углу документа. Допускается в данном реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять: из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения;

17 – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает: фамилию и инициалы исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения {при необходимости); срок исполнения; подпись руководителя и дату подписания;

18 - заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа;

19 - отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К», слова «КОНТРОЛЬ» или контрольного штампа. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе;

20 - текст документа является основным элементом любого документа. Содержательная часть документа чаще всего бывает представ лена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись включает наименование должности лица, под писавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровки. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией;

23 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛА СОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, рас шифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования;