Реферат: Характеристика ГОСТа Р 6.30 -2003
18. Заголовок к тексту документа (18).
19. Отметка о постановке документа на контроль (19).
20. Текст документа (20).
21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).
22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).
23. Указание на гриф согласования документа (23).
24. Визы согласования документа (24).
25. Оттиск печати предприятия (25).
26. Отметка о заверении копии документа (26).
27. Отметка об исполнителе документа (27).
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).
29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29).
30. Идентификатор электронной копии документа (30).
Использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа.
Данным ГОСТом, установлены также требования к нумерации документов, датированию документов, адресованию документов, заголовку к тексту, требования к текстам документов и т.д.
Требования к текстам документов: соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка; использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности; широкое применение терминов юридического характера; унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документах, использование выработанных практикой словесных штампов и трафаретов и т.д.
Требования к размещению различных реквизитов документа: наименование учреждения, организации, предприятия - располагается в левом верхнем углу документа; наименование адресата - располагается в верхнем левом углу; заголовок к тексту - располагается слева под наименованием организации или по центру поля документа; подпись - располагается в левом нижнем углу документа. В состав реквизита "подпись" входит: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, инициалы печатают перед фамилией; печать - располагается в левом нижнем углу документа; отметка о наличии приложения - если документ имеет приложение, упоминаемое в тексте, то проставляется только количество листов и экземпляров, если же документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом экземпляре и количество экземпляров.
Требования к бланкам служебных документов
ГОСТ Р6.30-2003 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются управленческие документы предприятия. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:
а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);
б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;
в) размещение полей и разметок.
Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/кв. м, а белизна - не менее 90%).
Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере). Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков - темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.
Документы, оформленные на бланках, в соответствии с требованиями параграфа 4.1 ГОСТа Р6.30-2003 должны иметь следующие размеры полей формуляра-образца: левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20, нижнее – 20мм. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое - резерв бумаги для износа (с целью сохранности текста), нижнее поле для служебных отметок о поступлении или исполнении документа, переносе данных с него на машинный носитель.
ГОСТ установил в качестве основных два вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.
Несмотря на то что из содержания ГОСТа Р 6.30-2003 исключены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению в организации (предприятии, учреждении) бланков с воспроизведением государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь не означает упразднения указанных требований.