Реферат: Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии

· Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично»

· Объяснительные записки

· Арбитражные и исковые документы

Регистрация документов должна быть только однократной.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно:

· Приказы по основной деятельности

· Приказы по личному составу

· Акты ревизий

· Протоколы заседаний

· Отчеты

· Докладные записки и т. д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая нумерация.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационные карточки (РРК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РРК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РРК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам т. П.) и контрольную картотеку.

При соблюдении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки – шахматки, для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

· Автор (корреспондент)

· Название документа

· Дата документа

· Индекс документа

· Дата поступления документа (для входящих документов)

· Индекс поступления документа (для входящих документов)

· Заголовок документа или его краткое содержание

· Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата)

· Срок исполнения

· Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа)

· Номер дела.