Реферат: Коммерческие письма
Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении, каких либо документов, материальных ценностей. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. При регулярном отправлении грузов сопроводительные письма выполняются в форме трафарета.
3. Письма-подтверждения.
Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.
В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола "подтверждать". Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т.д.
При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т.п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие стандартные выражения:
Подтверждаем...
Посылаем Вам наше подтверждение...
С удовлетворением подтверждаем...
4. Письмо напоминание.
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.
Ключевыми письма-напоминания являются слова, образованные от глагола "напоминать".
Кроме напоминания в таких письмах часто содержаться требования выполнить те или иные обязательства.
Стандартные выражения:
Напоминая о сроках...
Напоминаем, что...
Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание...
5. Письмо сообщение.
Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких -либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п. Такие письма наиболее ярко представляют жанровую разновидность информационного письма.
Объем информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.
К разновидностям информационных писем относят рекламно-информационные письма, письма-заявления, письма-напоминания и др.
Стандартные выражения писем сообщений:
Ставим Вас в известность, что...
Доводим до Вашего сведения, что...
С радостью сообщаем (Вам) о...
При ссылках:
Ссылаясь на телефонный разговор...
В ответ на Ваше письмо...
6. Письмо приглашение.
Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты. Система факсовой связи сегодня облегчает задачу распространения корреспонденции. Однако, учитывая фактор адресата, нужно иметь в виду, что приглашение, направленное конкретному лицу, должно быть, отправлено по почте, особенно в торжественных случаях.
стандартные выражения письма-приглашения:
Мы были бы рады видеть Вас на...
Мы будем весьма признательны Вам за участие в...
7. Письмо благодарность.
Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.