Реферат: Коммуникации и этика в организации
Введение
Коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации и оказывают огромное влияние на индивидов и групп. Эффективный обмен информацией необходим на всех этапах деятельности и во всех подразделениях организации для достижения намеченных целей.
Коммуникационный процесс сложен. Он состоит из ряда этапов, которые взаимосвязаны между собой и взаимозависимы. Каждый из этапов необходим для того, чтобы мысли и идеи одного индивида стали понятны другому.
Особого внимания заслуживают межличностные коммуникации, которые зависят от множества факторов. Изучение влияния различных факторов, таких, как, обратная связь, статусные различия, компетентность, доверие и совместимость работников, культурные различия и многие другие, позволит изучить процессы межличностных коммуникаций.
Для того чтобы обеспечить четкие и эффективные коммуникации в организации, необходимо знать и предотвращать возможные помехи в процессе их осуществления.
Итак, коммуникации - это передача информации от одного человека к другому, один из способов доведения индивидом до других людей идей, фактов, мыслей, чувств и ценностей. Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.
Нисходящие, восходящие и горизонтальные информационные потоки
Информационные потоки - это пути передачи информации, обеспечивающие существование социальной системы (предприятия учреждения), внутри которой они двигаются. Это процессы передачи информации для обеспечения взаимосвязи всех звеньев социальной системы. Существует два вида информационных потоков:
1) горизонтальные - между равными по служебному положению и статусу работниками или группами работников, например, между начальниками отделов;
2) вертикальные - между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным.
В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим).
Каждый вид информационных потоков имеет свои психологические особенности.
Горизонтальные информационные потоки чаще всего имеют неформальный характер. Горизонтальные информационные потоки являются самыми эффективными с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений, то есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами.
Вертикальные нисходящие информационные потоки могут быть и формальными, и неформальными. С точки зрения их коммуникативной эффективности, ситуация выглядит следующим образом: чем больше передаточных звеньев проходит нисходящая информация, тем больше она теряется и изменяется. Идет объективный процесс искажения полученных сведений. В практической работе менеджер должен исходить из того, что каждое передаточное звено "забирает" до 50% поступающей информации. Парадокс заключается в том, что информация, получаемая сверху, не утаивается, и не искажается кем-то специально или сознательно; просто полноте передачи препятствуют коммуникативные барьеры. При нисходящих информационных потоках наблюдается эффект "испорченного телефона". Содержание информации передается при помощи языка, и при этом частично искажается смысл информации, частично происходит ее потеря.
Неорганизованные, неэффективно налаженные нисходящие информационные потоки могут привести к негативным психологическим последствиям:
1) вызвать у подчиненных устойчивое чувство "винтика" - их потребность в уважении, признании не будет удовлетворена;
2) породить слухи, которыми всегда заполняется информационный вакуум;
3) вызвать чувство страха, неуверенности в завтрашнем дне;
4) привести к падению мотивации в работе.
Полная, своевременная и точная информация, то есть хорошо отлаженный и организованный информационный поток, повышает производительность труда на 10-30%.
Вертикальные восходящие информационные потоки крайне редко бывают неформальными. Но искажение информации в таком потоке может достигать 90%, потому что информация, которая в нем содержится, меньше всего анализируется. Если на предприятии, в фирме или учреждении специально не организован приток идей снизу, значит, возможности для его инновационного развития значительно ограничены. И, наоборот, хорошо налаженный процесс поступления идей от подчиненных в значительной степени повышает эффективность работы предприятия.
Существует несколько способов организовать восходящий информационный поток. Однако главное стратегическое направление состоит не в усилении интенсивности, а в установлении конфиденциальности, потому что неформальная, конфиденциальная информация меньше всего искажается. Для улучшения восходящих потоков используют:
1. Систему действий, обозначаемых термином "политика открытых дверей". Это готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников. Девиз такой политики: "Двери моего кабинета всегда для вас открыты". Для упорядочения такого рода контактов используют следующие приемы:
Установить время встречи ("Это очень интересная идея, но я сейчас занят. Заходите ко мне завтра в 14.00 и потолкуем, хорошо?").
Использовать письменные формы изложения информации ("Мне нравится эта идея. Изложите ее в форме служебной записки или в свободной форме, и тогда мы дадим делу ход. К какому сроку вы сможете это сделать? Отлично, я жду... ").
Оценить и поощрить конкретные деловые высказывания ("В этом есть смысл, но что вы предлагаете конкретно?").
2. Систему действий, называемую "выведением управления за пределы кабинета". Эта система называется еще "видимым управлением", "управлением путем обхода рабочих мест". Обход предприятия, учреждения - хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не следует делать это часто. Важна не частота, а регулярность. Модифицированный способ "видимого управления" получил название "список личных событий сотрудников за 24 часа". Суть его состоит в том, что шеф использует какие-то события в личной жизни подчиненных (дни рождения, свадьбы и т.д.), чтобы проявить к ним внимание: сам поздравляет их.
При использовании этих двух тактик эффективность восходящих информационных потоков возрастает до 40%, а это - хороший резерв не только для совершенствования стиля управления, но и для повышения качества работы предприятия в целом.
Вербальные и невербальные средства общения
--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--