Реферат: Коммуникационные каналы и их влияние на эффективность работы организации
Под устной коммуникацией понимается разговорное общение. Главным элементом речевой коммуникации является механизм, с помощью которого осуществляется перевод процесса передачи и восприятия информации в результат персонального и массового воздействия [7.-С. 149].
Документальная коммуникация. Временные рамки появления документальной коммуникации трудно установить, но письмо в Египте и Месопотамии появилось в 4-3 тысячелетии до н.э. Она всегда была неотъемлема от устной коммуникации. [1.- С. 133, 135].
Слово «документ» в переводе с латинского языка означает «поучительный пример», «способ доказательства». В сегодняшнем, обычном употреблении слово документ- деловая бумага, подтверждающая какой- либо факт или право на что- нибудь, а также письменное свидетельство о чем- нибудь.
Управление предприятием есть в значительной степени информационный процесс: получения и обработки информации, принятие решения и его исполнение. Для этого требуется оперативная и достоверная информация, носителем которой и должен являться документ. При большом объеме информации также требуется ее обработка, свертывание по важности и представление ее в удобном для восприятия виде. Именно эту работу и проделывает составитель документа.
Документы будут способствовать успеху дела, если они непосредственно сочетаются с живым общением, если их создание и оборот технически оснащены и отвечают конкретным целям. Документ является источником и носителем информации. Как инструмент управления документы используются в планировании, финансировании, кредитовании, бухгалтерском учете и отчетности, оперативном управлении, кадровом обеспечении деятельности организации и т.п. [4 .-С. 111-112].
Электронная коммуникация. Электронная техника позволяет значительно облегчить документальное управление предприятием. Персональные электронно- вычислительные машины (компьютеры, ПК) совершенствуют и сам процесс создания документов и организацию документооборота предприятия. Клавиатура ПК может служить для набора текстовой информации и ее размножения с помощью принтера. Записанная на диске информация может храниться в очень компактной форме, она становится файлом и может быть воспроизведена на экране дисплея или перепечатана. Богатыми возможностями обладают программы ПК при организации документооборота, а также обмен электронными документами [4 .-С. 169].
Наиболее универсальное средство общения это электронная почта. Она позволяет пересылать сообщения практически с любой машины на любую, так как большинство известных машин, работающих в разных системах, ее поддерживают. Электронная почта во многом похожа на обычную. С ее помощью письмо- текст, снабженный стандартным заголовком (конвертором)- доставляется по указанному адресу, который определяет местонахождение машины и имя адресата, и помещается в файл, называемый почтовым ящиком, с тем, чтобы адресат смог его достать и прочесть в удобное время. При этом между почтовыми программами на разных машинах существует соглашение о том, как писать адрес, чтобы все его понимали. Электронная почта оказалась во многом удобнее обычной, «бумажной». Не говоря уже о том, что Вам не приходится вставать из- за компьютера и идти до почтового ящика, чтобы получить и отправить письмо, - электронной почтой сообщение в большинстве случаев доставляется гораздо быстрее, чем обычной; - стоит дешевле; - для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его во многих экземплярах; - если нужно перечитать исправить полученное или составленное письмо, это сделать легче, поскольку текст уже находится в машине; - удобнее хранить большое количество писем в файле на диске, чем в ящике стола, в файле легче искать и, наконец, экономится бумага. Надежность электронной почты зависит от того какие используются программы и насколько удалены друг от друга адресат и отправитель и в каких сетях они находятся.
Глобальная компьютерная сеть «Интернет» охватывает весь мир. Это около 15 миллионов абонентов в более чем 150 странах мира. Ежемесячно размер сети увеличивается на 7-10%. Интернет образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных информационных сетей, принадлежащих различным организациям во всем мире. Если ранее сеть использовалась исключительно в качестве среды передачи файлов и сообщений электронной почты, то сегодня решаются более сложные задачи распределенного доступа к ресурсам. Около 2 лет назад были созданы оболочки, поддерживающие функции сетевого поиска и доступа к распределенным информационным ресурсам, электронным архивам. Интернет все более популярным становится и в деловом мире.
Компании соблазняют быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети «Интернет». Они рассматривают ее как дополнение к своим собственным локальным сетям. При низкой стоимости услуг (зачастую это только фиксированная ежемесячная плата за используемые линии или телефон) пользователи могут получить доступ к коммерческим и некоммерческим информационным службам многих европейских стран. В архивах свободного доступа сети «Интернет» можно найти информацию практически по всем сферам человеческой деятельности. Кроме всего «Интернет» предоставляет уникальные возможности дешевой, надежной и конфиденциальной глобальной связи по всему миру. Это оказывается очень удобным для фирм имеющих филиалы по всему миру, транснациональных корпораций и структур управления. Обычно это обходится гораздо дешевле прямой компьютерной связи через спутниковый канал или через телефон.
Электронная почта - самая распространенная услуга сети «Интернет». Сообщение посланное по электронной почте дойдет до адресата за несколько часов, а то и секунд в то время как обычное письмо может идти несколько дней и даже недель [8 .-С. 16-17].
Смешанные средства коммуникаций. Начало новой эре развития офисов дало изобретение пишущей машинки. В последующем офис пополнялся новыми техническими средствами коммуникации - телефоном, телеграфом, телексом, телетайпом, а средства внешней коммуникации - средствами почтовой системы и сетью железных дорог. В результате значительно увеличилась интенсивность коммуникаций. Появление персональных компьютеров привело к созданию электронного офиса.
Одним из наиболее эффективных каналов доставки информации остаются газеты благодаря большим тиражам и распространению на большие территории жизнедеятельности человека. Журналы передают информацию заинтересованному потребителю. Эффективность коммуникационного процесса, осуществляемого с помощью радио, зависит от конкурентоспособности канала. Телевидение является эффективным каналом воздействия на массовую аудиторию. Процесс осуществления коммуникации посредствам телевидения интенсивен и интерактивен. Телевидение в отличие от кино значительно увеличило возможности коммуникации. Каналы и передачи имеют своих постоянных зрителей, которые достаточно активно включаются в обратную связь. Пресса как канал письменной коммуникации, резко отличается по своим коммуникационным возможностям от радио и телевидения, являющимися каналами устной и аудиовизуальной коммуникации. Одновременно зрительное и слуховое восприятие информации в сочетании с ситуативным представлением резко увеличивает познаваемость и исключает многие недосказанности [7.–C.122].
Вывод: Формы в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе информации, т.е. руководитель, в выборе средства сообщения должен ориентироваться на получателя информации, а не на источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что правильно подобран канал для передачи сообщения. Эффективность коммуникации также зависит и от возможностей сохранения информации на всех этапах осуществления процесса коммуникации и отсутствие ее искажения во всех звеньях коммуникационной системы [7.–C.123].
2 ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТЫ ОРГАНИЗАЦИИ
«Эффект» и «эффективность» - разные понятия. Экономический эффект- это результат труда человека в процессе получения материальных благ.
Однако эффект сам по себе недостаточно характеризует деятельность человека. Для более полной ее характеристики важно знать, какими затратами получен этот эффект, т.е. во что обошелся результат. Одинаковые затраты труда могут дать разный эффект, и наоборот, один и тот же эффект может быть достигнут разными затратами труда. Цель общественного производства- получение большого эффекта с наименьшими трудовыми, материальными и денежными затратами. Поэтому необходимо полученный результат сравнить с теми затратами, с помощью которых он получен, т.е. отнести эффект к затратам, сопоставить одну абсолютную величину – эффект - с другой абсолютной величиной - затраты. Такое сопоставление дает относительную величину эффективность.
Управленческий труд относится к наиболее сложным видам человеческой деятельности, и его оценка не всегда может быть произведена прямым путем из- за отсутствия формализованных результатов, количественной оценки отдельных видов выполняемой работы, поэтому для измерения его эффективности часто применяются косвенные методы.
Критерием оценки управленческого труда является его эффективность:
Эффект (результат)
ŭу = ______________________
Затраты управленческого
труда
При этом нужно помнить, что результат управленческого труда выражается не только экономическим, но и социальным эффектом. Что же касается затрат, то они представляют собой живой овеществленный управленческий труд.
В практике при оценке эффективности труда работников управления понятие «экономический эффективность управленческого труда» применяется в более узком значении, так как представляет собой только экономию живого и овеществленного труда, получаемую в сфере управления материальным производством в результате оптимизации и рационализации управленческой деятельности.
Критерием оценки эффективности труда работников аппарата управления является также социальная эффективность, которая из- за отсутствия количественных измерителей определяется главным образом качественными показателями. Критерии экономической эффективности правленческого труда дает возможность количественно измерить эффективность труда аппарата управления, поэтому он нашел наибольшее практическое применение.
Для определения эффективности труда управленческого персонала необходимо установить критерии и показатели, по которым проводится оценка. Под критериями понимают наиболее общую количественную характеристику результатов управленческого труда. Отдельные результаты деятельности аппарата управления являются показателями управленческого труда. Они носят подчиненный характер по отношению к критерию и являются основной причиной при его определении. Таким образом, совокупность показателей труда и будет выражать критерий оценки.
Для определения экономической эффективности управленческого труда используют различные способы: по показателям предприятия, организации и функционированию труда управленческого персонала; по объему передаваемой информации; по качеству и быстроте принимаемых решений; по выполнению функций управленческих звеньев.
К показателям, характеризующим труд в сфере управления, относятся: снижение трудоемкости обработки управленческой информации; сокращение управленческого персонала, сроков обработки информации; сокращение потерь рабочего времени управленческого персонала за счет улучшения организации труда, механизации и автоматизации трудоемких операций в сфере управления. Это количественно измеряемые показатели. Такие показатели в сфере управления, как повышение квалификации управленческого персонала, качества работы, улучшение условий труда, обоснованность управленческих решений, культура управления и другие, не измеряются вообще или измеряются неполно [2. C.- 261-263].
Организация считается добившейся успеха, если она достигла поставленных целей. Достижение делового успеха в большой степени зависит от предпринимательских качеств менеджера. Все предприниматели активно участвуют в формировании целей своих предприятий или организаций и в начале их деятельности управляют ими, поэтому всех их можно считать менеджерами. Чертами хорошего предпринимателя можно считать такие качества, как личный риск, умение определить конъюнктуру, желание ради дела долго и упорно работать. Однако эти характеристики еще не являются доказательством того, что человек с такими чертами может эффективно управлять организацией, когда растут ее масштабы, увеличиваются производственные связи. В результате внешних изменений менеджер должен провести мероприятия, которые изменили бы внутреннюю структуру и взаимоотношения подразделений и работников на предприятии.
Деловой успех также зависит и от нематериальных элементов: постоянных деловых связей, приобретенной репутации, положения на рынке, клиентуры. Внутри предприятия деловой успех определяется содержанием деятельности менеджеров, которые решают производственно- экономические вопросы.
Деловое развитие – это комплексный подход к деятельности в сфере бизнеса, который включает:
- процесс увеличения объема бизнеса;
- усилия, направленные на удовлетворение рыночного спроса;
- создание новых сфер бизнеса;
- стимулирование творчества и инициативы в удовлетворении нужд потребителя и тд.