Реферат: Контрольная рабоат по Делопроизводству

Организационные документы относятся к бессрочным, они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно. В процессе деятельности учреждения по мере изменения характера деятельности и организации труда в организационные документы могут вноситься изменения. В случае реорганизации деятельности - перерабатываются и утверждаются заново. Для разных видов организационных документов установлен различный порядок внесения изменений или их пересмотра. К примеру:

- изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации;

- изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя;

- изменения в положения о структурных подразделениях вносятся распорядительными документами руководителя.

Разрабатываются организационные документы руководством учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу организации. Датой организационного документа является дата его утверждения. Текст большинства документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, разделенные на пункты и подпункты, и нумеруются.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации.

Рассмотрим документ, регламентирующий структуру и штатную численность организации. Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.

Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации). Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится отделом кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации. Структура и штатная численность организации, как правило, утверждается на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации. В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность. Например:

Акционерно-коммерческий банк УТВЕРЖДЕНА

«СЕВЕР-БАНК»

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ Советом директоров

ЧИСЛЕННОСТЬ АКБ «СЕВЕР-БАНК»

г. Архангельск (протокол № 3 от 21.11.2010г.)

Код подразделения	Наименование подразделения	Штатная численность, чел.
01	Руководство	5
02	Финансовый отдел	7
03	Юридический отдел	6
04	Административно-хозяйственный отдел	8
05	Управление ценных бумаг	15
06	Аналитический отдел	6
07	Бухгалтерия	4
08	Управление кассовых операций	17
09	Отдел валютных операций	8
10	Управление активно-пассивных операций	12
11	Операционное управление	18
12	Отдел безопасности	9
ВСЕГО	115

2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения. Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Эти документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам - в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

- с их помощью разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

- адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

- они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

- правовые акты федерального уровня;