Реферат: Математическое обеспечение комплекса задач “Автоматизированная система документооборота учереждения

5. Технический проект.

6. Рабочая документация.

7. Ввод в действие.

8. Сопровождение АС.

Задача специалистов НИИ АА, проводивших обследование, состояла в получении и отражении в материалах отчета информации по следующим вопросам организационного построения и деятельности каждого из структурных подразделений министерства (департаментов, управлений и т.д.):

· Организационно-функциональная структура Подразделения; схема информационного взаимодействия между его структурными единицами и отдельными функционерами.

· Система делопроизводства, разработки и хранения документов.

· Функции, задачи и процессы деятельности Подразделения.

· Описание и анализ реализуемых Подразделением основных механизмов государственного управления (регулирования) внешнеторговой и внутриторговой деятельностью.

· Предложения по решению задач на ПЭВМ; краткие постановки таких задач.

· Расширенные постановки нескольких наиболее проработанных и эффективных задач, для реализации их на опытном участке системы.

· Информационные ресурсы Подразделения (как поставленные на ЭВМ, так и ведущиеся вручную): состав и структура баз данных (картотек), используемые словари и классификаторы.

· Услуги, которые Подразделение может предоставить субъектам внешнеэкономической деятельности (российским и др.); возможные коммерческие проекты.

· Использование мировых и российских баз данных (сейчас и в перспективе).

· Подразделения Минторга России, федеральные органы исполнительной власти РФ, международные организации, субъекты внешнеторговой деятельности и т.д., с которыми Подразделение должно взаимодействовать в соответствии с Положением.

· Характеристика каждого направления взаимодействия: регламент, структура документов, информационные потоки и вид взаимодействия (электронная почта, онлайн, офлайн); проблемы, возникающие при взаимодействии.

· Характеристика обрабатываемой, хранящейся и передаваемой информации по уровню конфиденциальности (служебная, открытая).

· Используемые средства связи (телефон, телефакс и т.д.).

· Необходимость доступа сотрудников Подразделения к информационным ресурсам сети Интернет (если можно, конкретизировать к каким именно).

· Информация Подразделения, которую целесообразно разместить на Web-сервере Минторга России в сети Интернет.

· Оснащенность Подразделения средствами вычислительной техники (ВТ), используемые программные продукты.

· Предложения по дооснащению средствами ВТ (ПЭВМ, принтеры и т.д.).

· Характеристика размещения средств ВТ в помещениях Подразделения.

· Оценка степени подготовленности пользователей и актуальности автоматизации.

Следует отметить, что, по тем или иным причинам (как объективным, так и субъективным), не для всех обследованных подразделений удалось получить полную информацию по сформулированным выше вопросам.

Результаты проведенного информационно-технологического обследования, показали, что проблема информатизации Минторга России существует и заключается в несоответствии уровня информатизации министерства уровню, требуемому для его эффективного функционирования в современных условиях.

Можно утверждать, что необходимое повышение эффективности деятельности Минторга невозможно без использования в повседневной практике работы современных информационных технологий, т.е. без информатизации.

Информатизация - это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей органов государственной власти, на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Чтобы создать оптимальные условия для удовлетворения информационных потребностей Минторга России, т.е. решить проблему его информатизации, необходимо: