Реферат: Научно-справочный аппарат 2

крайние даты деятельности организации;

изменения в названии и деятельности организации;

задачи и функции организации и их изменения;

масштаб деятельности организации и ее место в системе государственного аппарата, отрасли;

структура организации и ее изменения (с указанием дат).

Второй раздел-история фонда, содержит следующие сведения:

Количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

состав документов фонда и крайние даты каждой группы;

время поступления фонда в архив организации;

степень сохранности документов;

изменения в составе и объеме документов фонда;

указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).

Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.

В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:

1. основные виды документов;

2. указывают на особенности документирования в данной организации;

3. дают общие сведения об использовании документов (основное содержание и количество справок социально-правового характера, подбора и выдачи документов в структурные подразделения, и т. п.

Справку печатают на общем бланке организации в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены для государственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.

3. Система научно-справочного аппарата к архивным документам

Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

4. Классификация архивной документации

Проблема классификации архивной документной информации – это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.