Реферат: Номенклатура дел организации 2

Пятая графа номенклатуры дел «Примечания» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:
отметки о заведении дел – «заведено»;
о переходящих делах – «переходящие с 2001 г.» или «переходящие на 2003 г.»;
о передаче дел в другую организацию – «акт выдачи во временное пользование от 00.00.0000 №__»;
о местонахождении подлинников документов – «подлинники в деле 01-02» ;
о передаче дел в ведомственный архив – «переданы в архив по описи от 00.00.0000» и т.п.

Использование графы «Примечания» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года, и после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой РФ в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функции и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному персоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации.

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

¨ дела со сроками хранения до 10 лет;

¨ дела со сроками хранения свыше 10 лет;

¨ дела постоянного хранения.

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки, хранения которых определены не окончательно, - «с отметкой ЭК (ЭПК)».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организацией и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.