Реферат: Номенклатура дел организации 2

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения – номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

Цели создания

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

¨ Закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

¨ Закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

¨ Служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

¨ Является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

¨ Становиться учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемником из других организации для их продолжения.

Типовые и примерные номенклатуры дел

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых документов, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается. Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Минобразованием России 29 сентября 2000 г.

Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

Оформление и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России (далее – Архивная служба РФ), опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является экспертиза ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное – определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организации, состав которых определяется Архивной службой РФ, - и с эскпретно-проверочной комиссией одной из ее органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года. При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации. (Приложение 1.)

В качестве первой графы номенклатуры дел указывают наименование структурных подразделений (отделов), и их индексы (номера) включаются в номенклатуру дел и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре индекс может, состоят из индексов управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будет иметь индексы: канцелярия – 01.1, отдел правительственной переписки – 01.2, бюро жалоб – 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений – 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указывают полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

¨ организационно-распорядительная документация;

¨ плановая документация;

¨ отчетная документация;

¨ документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

¨ документация, относящаяся к проверкам выполнения вопросов основной деятельности;

¨ документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будет указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья глава номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование частей, томов.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--