Реферат: Номенклатура дел организаций
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.[1]
2. Формирование номенклатуры дел.
К процедуре формирования номенклатур дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов. Негосударственными организациями методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.
Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации – заново составляться и согласовываться.
Ответственность за формирование (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения управления, номенклатур структурных подразделений – на руководителях структурных подразделений. Работу по формированию номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки формирования номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки формирования номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.
Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел экспертной комиссией (ЭК) организации ее направляют на согласование в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.
Номенклатуры печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.
Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.
В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.
Номенклатура содержит в себе пять граф:
- первая – индекс дела;
- вторая – заголовок дела (тома, части);
- третья – количество дел (томов, частей);
- четвертая – срок хранения дела (тома, части) и номера статей по «Перечню»;
- пятая – примечание.
Индекс дела.
Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности ) организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 – индекс структурного подразделения, а 05 – порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).
Однородным (типовым) делам, имеющим в большинстве структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифами «Для служебного пользования», «Конфиденциально», номенклатуры дел структурных подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т.п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером -05. такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел.. Экспертизе ценности документов (в частности, при отборе документов с временными сроками хранения к уничтожению) и т.п.
Заголовок дела (тома, части).
В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации. Этот порядок имеет место и в общественных организациях (например, профсоюзной, добровольных обществах, подразделениях или органах, действующих на общественных началах, комиссиях, советах) и т.п. Временно действующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того же порядка.
Если организация подлежит ликвидации и в составе ее дел оказались незавершенные делопроизводством дела, то их необходимо включать в номенклатуру организации – правопреемника.
В номенклатуру включают также справочные картотеки, журналы и картотеки регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних, с грифом «Для служебного пользования», учета печатей и штампов и т.п.), дела с размноженными для работы копиями документов.
Заголовки дел (в том числе картотек и журналов), не завершенных в течение одного года или ряда лет, являются «переходящими». Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 – «Примечание» делают отметку – «переходящее».
В организациях с небольшим объемом документооборота или имеющих структурного деления номенклатуры строятся в соответствии содержанием управленческих функций и направлениями деятельности.
В делопроизводстве подавляющего большинства организаций образуется ряд документов, сроки хранения которых перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения определяют в результате совместного решения государственной архивной службы и Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) или ЭК организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи – ссылку на решение ЭК (дату и № протокола).
Количество дел (томов, частей).
Эту графу номенклатуры заполняют по окончании календарного год Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используются при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количеств дел, заведенных в определенном году в организации (рис. 2). В состав годовой записи входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течение года, в том числе по срокам хранения – постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно, «переходящих» и с отметкой «ЭПК»). Службы делопроизводства и архивы используй эти данные для определения состава и объемов образующихся ежегодно дел что позволяет планировать мероприятия по совершенствованию работы с документами, определять объемы дел разных категорий, а следовательно, перспективы использования и расширения архивных площадей и т.п.
Периодически эти сведения вносят в "Паспорт архива учреждения, организации, предприятия" по состоянию на 1 января следующего года. Паспортизация архивов проводится под методическим руководством местных архивных учреждений России.