Реферат: Обеспечение системы документооборота

Рабочая документация.

Ввод в действие.

Сопровождение АС.

При проведении обследования, основная задача состояла в получении информации по следующим вопросам организационного построения и деятельности каждого из структурных подразделений министерства (департаментов, управлений и т.д.):

Организационно-функциональная структура Подразделения; схема информационного взаимодействия между его структурными единицами и отдельными функционерами.

Система делопроизводства, разработки и хранения документов.

Функции, задачи и процессы деятельности Подразделения.

Предложения по решению задач на ПЭВМ; краткие постановки таких задач.

Расширенные постановки нескольких наиболее проработанных и эффективных задач, для реализации их на опытном участке системы.

Информационные ресурсы Подразделения (как поставленные на ЭВМ, так и ведущиеся вручную): состав и структура баз данных (картотек), используемые словари и классификаторы.

Подразделения Минторга России, федеральные органы исполнительной власти РФ, международные организации, субъекты внешнеторговой деятельности и т.д., с которыми Подразделение должно взаимодействовать.

Характеристика каждого направления взаимодействия: регламент, структура документов, информационные потоки и вид взаимодействия (электронная почта, онлайн, офлайн); проблемы, возникающие при взаимодействии.

Характеристика обрабатываемой, хранящейся и передаваемой информации по уровню конфиденциальности (служебная, открытая).

Необходимость доступа сотрудников Подразделения к информационным ресурсам сети Интернет (если можно, конкретизировать к каким именно).

Информация Подразделения, которую целесообразно разместить на Web-сервере Минторга России в сети Интернет.

Оснащенность Подразделения средствами вычислительной техники (ВТ), используемые программные продукты.

Характеристика размещения средств ВТ в помещениях Подразделения.

Оценка степени подготовленности пользователей и актуальности автоматизации.

Следует отметить, что, по тем или иным причинам (как объективным, так и субъективным), не для всех обследованных подразделений удалось получить полную информацию по сформулированным выше вопросам.

Результаты проведенного информационно-технологического обследования, показали, что проблема информатизации Минторга России существует и заключается в несоответствии уровня информатизации министерства уровню, требуемому для его эффективного функционирования в современных условиях.

Можно утверждать, что необходимое повышение эффективности деятельности Минторга невозможно без использования в повседневной практике работы современных информационных технологий, т.е. без информатизации.

Информатизация - это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей органов государственной власти, на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Чтобы создать оптимальные условия для удовлетворения информационных потребностей Минторга России, т.е. решить проблему его информатизации, необходимо:

· создать инфраструктуру, поддерживающую формирование и использование информационных ресурсов, на базе современных компьютерных и телекоммуникационных технологий;

· разработать и внедрить на этой инфраструктуре программные средства автоматизации основных видов деятельности;

· наполнить информационные базы данных Министерства и обеспечить оперативный доступ сотрудников к информационным ресурсам Федеральных и региональных органов государственной власти России, общедоступным и коммерческим ресурсам сети Интернет.

1.2. Министерство торговли как объект информатизации

1.2.1. Министерство торговли как потребитель и источник информации

Министерство торговли РФ является весьма крупным потребителем и источником информации о чем свидетельствуют приводимые ниже потоки входящих и исходящих документов, а также оценки объемов хранимой информации, необходимой в повседневной работе.