Реферат: Обеспечение системы документооборота
Примечание. Оценки потребностей в оснащении компьютерами являются экспертными. Они будут уточнены на стадии технического проектирования.
Автоматизации основных видов деятельности. На большинстве компьютеров осуществляется набор и распечатка текстов подготавливаемых документов (интеллектуальная пишущая машинка). В некоторых отделах ведутся отраслевые базы данных, доступные, как правило, незначительному числу сотрудников отдела. Осуществляется анализ достаточно ограниченных объемов статистических данных. Ввод данных часто производится (например, в департаментах внутренней торговли) вручную с бумажных носителей. В департаменте ДФБУ используется бухгалтерская система. В УД используется морально устаревшая система ведения делопроизводства, а в УКГС - кадровая система. В ближайшее время предполагается создание комплекса средств автоматизации для обеспечения выдачи экспортных сертификатов по текстилю за счет финансирования по программе TASIS (ДГРВЭД).
Телекоммуникационные сети и каналы связи для обмена данными между подразделениями Минторга, с органами исполнительной власти и взаимодействующими организациями используются весьма ограниченных масштабах.
Доступ к информационным ресурсам. Внутренние информационные ресурсы Минторга доступны, в основном, сотрудникам отделов, создающих эти ресурсы.
С получением данных из Федеральных исполнительных органов (ГТК, Госкомстат и т.д.) связаны большие трудности, информация, как правило, не удовлетворяет сотрудников министерства ни формой представления, ни составом, ни качеством. Необходимо на правительственном уровне решить проблему получения информации из ГТК, Госкомстата, Минэкономики и ряда других министерств и ведомств. Информация должна поступать своевременно, быть достаточно детальной, точной и полной.
В департаментах внутренней торговли необходимая для анализа информация из регионов добывается часто за счет личных связей с сотрудниками региональных администраций. И это - при наличии в регионах уполномоченных Минторга и госторгинспекций. В процессе обследования у нас сложилось впечатление оторванности департаментов внутренней торговли от всех остальных подразделений министерства.
Многообразные ресурсы Интернет сотрудникам министерства практически недоступны. Исключение, видимо, составляют 26 ТП и АТС, подключенных к мировым сетям передачи данных.
1.3. Архитектура разрабатываемой системы
Рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.
Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.
Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.
Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
На основании сформулированных требований группой разработчиков в составе Беляева А.И-М., Игнатова-Радохова Д.В. и Яковлева Д.В. была спроектирована архитектура системы документооборота Минторга РФ. Основой данной системы является сетевая операционная система Microsoft Windows NT и продукт той же компании – MS Exchange Server. Архитектура разрабатываемой системы приведена на рисунке 1.1. Обоснование выбора программных средств приводится в разделе 1.4.
1.4. Обоснование выбора программных средств
1.4.1. Операционная среда
Операционные среды: Windows 95 (или Windows NT Workstation 4.0) определена требованиями Заказчика, вытекающими из проектных работ.
1.4.2. Инструментальные средства разработки
В качестве средств разработки специального программного обеспечения была выбрана система Borland C++ Builder 3.0 Client/Server. Выбор обуславливается тем, что с ее помощью можно в кратчайшие сроки разработать быстрое, компактное и полноценное Windows-приложение, работающее с базами данных и приложениями электронной почты.
Для разработки программного обеспечения по курсу "Экономика" был выбран Visual Basic for Applications, так как программа должна будет работать под операционными системами Windows 95, в среде электронных таблиц Excel.
Для разработки программного обеспечения по курсу "Экология и охрана труда" был выбран пакет Borland C++ Builder 3.0 Client/Server, с помощью визуальной среды программирования которого легко создавать различные формы и пользовательские диалоги.
Для разработки программного обеспечения по курсу "Гражданская оборона" был также выбран Borland C++ Builder 3.0 Client/Server.
1.4.3. Среда реализации
Ниже приведены результаты проведенного комплексного исследования трех наиболее известные продуктов: Notes компании IBM/Lotus, Exchange Server фирмы Microsoft и GroupWise производства Novell. Были рассмотрены все достоинства и недостатки вышеприведенных систем и выбрана система, ставшая средой реализации задач данного дипломного проекта.
Все три продукта поддерживают несколько клиентских платформ - Microsoft Windows, Windows 95, Windows NT, Apple Macintosh, а в некоторых конфигурациях - IBM OS/2 и Unix. Для подключения к сети Интернет и другим системам электронной почты в каждом из пакетов предусмотрено шлюзовое ПО. Учитывая, что эти почтовые серверы поддерживают тысячи почтовых ящиков пользователей, а также включают функции администрирования и защиты данных в многодоменных системах с множеством почтовых отделений, становится ясно, почему разработкой продуктов такого класса занимаются только ведущие компании, обладающие для этого необходимыми ресурсами.
1.4.3.1. Основные особенности продуктов
Начнем с версии Notes 4.0 фирмы Lotus. Система Notes представляет собой операционную среду для создания документов и поддержки рабочих групп, организованную на основе сервера базы данных.
Независимые производители дополняют Notes все новыми и новыми приложениями, расширяющими возможности пакета, что немаловажно для продукта, претендующего на роль сетевой платформы масштаба предприятия. Система Notes давно получила признание благодаря своим средствам электронной почты и поддержки рабочих групп. Однако самой сильной стороной продукта является возможность настройки на конкретные требования заказчика, получившая развитие именно в последней версии Notes.
Как это ни парадоксально, но широкий выбор функций Notes - палка о двух концах. Например, при отсутствии в Notes нужного приложения вам нелегко будет найти опытного специалиста, способного создать программу для этой среды. Но, с другой стороны, если вы уже освоили систему Notes, то ее функции обработки документов, распределения и управления информацией, а также автоматического администрирования откроют перед вами такие возможности, которые нельзя даже сравнивать с имеющимися в любой из существующих стандартных систем электронной почты.