Реферат: Оформление дел в деловодстве
Дела структурных подразделений с момента заведения их до сдачи в архив хранятся канцелярии или специально отведенных закрывающихся помещениях. Дела устанавливаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных и следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя подразделения с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия подлинника.
В течение календарного года на выданные дела или документы заполняются карточки-заместители. В них указывается структурное подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, расписки в получении и приеме дела (документа).
Выдача справок по документам, снятие с них копий и выписок, вынос документов и дел из организации (структурных подразделений) и передача их во временное пользование производятся только с разрешения руководителя организации железнодорожного транспорта (структурного подразделения).
Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства организации железнодорожного транспорта подлинных личных документов об образовании (дипломов, аттестатов), трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соотвествуюшая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.
Архив организации железнодорожного транспорта контролирует обеспечение сохранности и порядок использования документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу до сдачи их в соответствующий архив.
1.5 Передача дел на архивное хранение
Документы постоянного и долговременного сроков хранения, законченные делопроизводством, подлежат передаче структурными подразделениями в архивы организаций через год, а документы по личному составу - через пять лет после завершения их в делопроизводстве.
Документы со сроками хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях и по истечении установленных сроков хранения и практической необходимости уничтожаются. При ликвидации (реорганизации) организации приему в соответствующие архивы подлежат все документы независимо от сроков их хранения.
Передача документов в архив организации производится один раз в год полностью за весь календарный год.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив оформляет выдачу дел во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.
Вместе с делами в архив организации передаются регистрационно-контрольные карточки на документы.
При приеме дел в архив организации сверяются данные описей (индекс, заголовок дела, даты, количество листов) с описанием на обложке дела и с фактическим содержанием документов в деле.
После приема дел заведующий архивом организации или его заместитель расписывается на всех экземплярах годового раздела описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годового раздела описи возвращается структурному подразделению.
При реорганизации или ликвидации организации порядок передачи и дальнейшего использования документов организации предусматривается в приказе о ее реорганизации и ликвидации. При реорганизации организации ее приемник принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и архив. Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанности ликвидационной комиссии.
СОГЛАСОВАНО Заместитель Руководителя Федеральной архивной службы России В.А.Еремченко 2 июня 1998г.
Список используемой литературы:
· Басаков М.И. Справочник секретаря-референта – Ростов на Дону: 2003 г.
· Вигера А.М. Секретарское дело. – Ростов на Дону: 2003г.
· Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. Образцы документов. Инструкции. ГОСТы. – Москва: Проспект, 1999г.
· Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. – Москва; Новосибирск: ИНФРА-М, 2001.
· Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. – Москва: ИНФРА-М, 2001г.