Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:

• Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

• Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

• Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

• Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

• Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

• Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.

• Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

• Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.

БАРАНОВИЧСКИЙ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по предмету «Организация делопроизводства»

Вариант №7

Работу выполнила учащаяся

I курса заочного отделения

специальность «Правоведение»

группа 002

Мицкевич Алина Арнольдовна

г. Барановичи, ул. Парковая, д.39, кв.29

тел. (0163) 40-97-54

Работу проверил

А.В. Малышко

Барановичи 2000

Л И Т Е Р А Т У Р А

1. ГОСТ 6.10.1-80 «Унифицированне системы документации, используемые в АСУ. Основные положения»

2. Секрктарское дело: Учебное пособие для проф.-техн. Учебн. Заведений. Мн.: РИПО, 1999

3. «Архивы и делопроизводство» научно-практический иллюстрированный журнал №1(7), 2000

4. «Архивы и делопроизводство» научно-практический иллюстрированный журнал №2(8), 2000

5. Давыдова Э.М., Левчик П.А., Рыбаков А.Е., Терехов А.С. Альбом форм организационно-распорядительных документов.- Мн.: БелНИИДАД, 1998 – 144 с.