Реферат: Организация документационного обеспечения предприятий сферы туризма

документирования;

организации работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование , т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

общеизвестных принципов обработки документов;

приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

сложившихся национальных традиций работы с документами;

установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

1.3 Документ

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Документ обеспечивает:

закрепление информации;

сбор информации;

обработку информации;

передачу информации;

использование информации;

хранение информации.

Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к они:

отражают деятельность организации;

на их основе принимаются управленческие решения;