Реферат: Организация документационного обеспечения предприятий сферы туризма

Примерные документы - носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

по происхождению :

официальные (служебные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке;

личные - касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.

по юридической значимости :

подлинники (оригиналы) - первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором;

копии - документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;

заверенные копии - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;

дубликаты - повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

Реже используются другие виды классификации документов:

по наименованию ( приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.)

по способу документирования : рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.

по сфере использования : организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические.

по степени сложности документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, где освещается несколько вопросов.

по грифу ограничения доступа : открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы:

"для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

"секретно", "совершенно секретно", "особой важности" (информация, содержащая государственную тайну);

"конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

"коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).

по форме изложения :

индивидуальные - содержание которых излагается в свободной форме;

трафаретные - когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы;

типовые - созданные для документирования стандартных ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях.

по срокам хранения : постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

Еще один критерий классификации документов степень обязательности. По нему вводится деление документов на:

информационные - содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций;

директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.