Реферат: Организация службы делопроизводства

Функция «совершенствование применяемых форм и мето­дов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки доку­ментов с использованием электронной обработки текстов, элек­тронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной теле­фонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмот­рены специализированные, предназначенные для выполнения но­вых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалифика­ции ее сотрудников.

Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заме­нили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизвод­ства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопро­изводства в аппарате управления, но и не сформулированы*.

* Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.,1998, с. 5-6.

Должностной и численный состав службы делопроизводства

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Еди­ной номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования долж­ностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народ­ного хозяйства.

В настоящее время основным нормативным документом, рег­ламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор про­фессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и слу­жащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник*. Согласно этим нормативным документам по характе­ру труда работники службы делопроизводства делятся на три ка­тегории: руководители, специалисты и технические исполнители.

* Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. — М., 1995; Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М., Минтруд РФ, 1998.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцеляри­ей, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, цен­тром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. На­именование должности «начальник» или «заведующий» указыва­ется с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя — планирование и распреде­ление работы, подбор и расстановка кадров, координация дея­тельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Ко­личество руководителей не должно превышать 20% общего чис­ла делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, по­мощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, коррек­тор. Функции специалистов связаны с выполнением как техни­ческих и оперативных задач, так и творческих операций по ана­лизу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно уста­навливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами долж­но быть 2 : 1. В последнее время слово «специалист» стало обо­значением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладаю­щую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы ко­пировальных бюро.

Известны две методики расчета численности работников служ­бы делопроизводства.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного ко­эффициента среднего уровня производительности труда работ­ников службы делопроизводства.

Численность = 0,00016 • Д (в степени 0,98) • Р (в степени 0,1),ъ

где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производи­тельности труда (рассчитан НИИ труда опытным пу­тем);

Д — объем документооборота;

Р — численность работников аппарата управления.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как меж­отраслевыми документами по нормированию труда, так и от­раслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные доку­менты по нормированию труда разработаны на делопроизвод­ственные операции (регистрация, контроль, составление но­менклатуры дел и др.), на стенографические работы, на рабо­ты по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет числен­ности проводится по формуле:

где Т_н - трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затра­ты времени на личные нужды, обслуживание рабочего мес­та, отдых и т.п.);

Т_н.н - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рас­считана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);

Ф_п.в. - годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и уч­реждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в од­ной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как след­ствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на со­держание управленческого персонала, так как специалисты ап­парата управления начинают самостоятельно выполнять дело­производственные работы по созданию, подготовке, оформле­нию, транспортировке, учету документов.

Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная чис­ленность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15%, для про­мышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих.

Нормативная регламентация службы делопроизводства

В числе организационных задач, решаемых в процессе созда­ния службы делопроизводства, стоит и задача нормативной рег­ламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положе­нии, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закреп­ляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действую­щего законодательства, государственных нормативно-методичес­ких документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламента­цию принятой технологии работы с документами.

В регламентации деятельности делопроизводственной служ­бы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организа­ции, ее функции, задачи, порядок работы (см. § 7.1).

Разработка устава влияет на общую постановку делопроиз­водства, так как конкретно определенные задачи, отражаю­щие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документо­оборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обя­занностей руководителей организации способствует регламен­тации информационных связей, возникающих в процессе вы­полнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управ­ления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые бу­дут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной докумен­тации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры ин­формационных потоков и документооборота.