Реферат: Основні центри та особливості проведення міжнародних виставок та ярмарок

4. надають експонентам можливість побачити пропозицію потенційних конкурентів, їх нові ідеї, умови продажів тощо;

5. значно скорочують час як клієнтам, так і експонентам на пошук партнера та укладання контракту;

6. сприяють ефективному обміну інформацією;

7. інформують своїх учасників про розвиток технологій і надають можливість побачити тенденції прогресу галузі;

8. підвищують авторитет експонента за умов його правильної політики щодо підготовки та участі у виставках та ярмарках;

9. надають можливість експонентам отримати нову інформацію відносно характеру змін самої клієнтури, її запитів, а також змін кон'юнктури галузі (ця інформація, як правило, слугує поштовхом до зміни політики самої фірми у майбутньому, до зміни її стратегії).

Сукупність різновидів виставок–ярмарків можна типізувати за такими критеріями: місце проведення, радіус дії, постійність місця проведення, частота проведення, широта номенклатури демонстрації/продажу, предмет демонстрації–продажу:

1. За місцем проведення виставки бувають місцеві та зарубіжні.

2. За радіусом дії їх поділяють на регіональні, міжрегіональні та всесвітні.

3. За постійністю місця проведення – постійні, змінні та пересувні.

4. За частотою проведення – періодичні та постійно діючі.

5. За широтою номенклатури демонстрації/продажу – універсальні, багатогалузеві, галузеві, спеціалізовані.

6. За предметом демонстрації/продажу – споживчих товарів, товарів виробничо-технічного характеру, інші.

Міжнародні виставки організовуються як усередині країни, так за її межами. У них беруть участь експоненти та відвідувачі з різних країн. Багатонаціонального характеру ці виставки набувають у Разі, коли хоча б 10—15 % експонентів є представниками з–за кордону. Така міжнародна виставка для національного експонента є і місцевою, а для представника з іншої країни — зарубіжною.

За радіусом дії виставки досить умовно поділяються на: регіональні, експонентами яких є представники країн одного регіону (Європа, Арабські країни, СНД тощо); міжрегіональні, в роботі І яких беруть участь представники різних регіонів світу, та всесвітні (глобальні), метою яких є показ досягнень країн–учасниць та основних міжнародних організацій у сфері науки, техніки, культури. На таких виставках представлені, як правило, майже всі 1 країни світу. Запрошення взяти участь у всесвітній виставці держава–організатор надсилає дипломатичними каналами.

Організація участі у міжнародних ярмарках (виставках).

Організація участі підприємства у виставці (ярмарку) — це створення підприємством-експонентом такої організаційної структури, яка б з максимальною ефективністю реалізувала б надані їй можливості — люди, фінансові ресурси, експонати, а також ті переваги, що їх забезпечує підприємству-експоненту конкретна виставка (ярмарок).

Організація участі у виставці (ярмарку) будується на основі розробленого графіка діяльності, який враховує ту обставину, що процедура підготовки займає від 20 до 52 тижнів залежно від розміру підприємства, місця проведення акції і завдань, що стоять перед підприємством, яке вирішило взяти участь у виставці (ярмарку). Цей графік повинен містити чіткий перелік видів робіт, точні дати виконання і перелік відповідальних осіб. Без цього неможлива координація окремих дій, їхньої послідовності, а за необхідності — певне коригування. Найефективнішим методом Розробки плану є застосування принципів сітьового планування.

У ході підготовки до виставки (ярмарку) періодично провадиться перевірка готовності з тим, щоб своєчасно відреагувати ц якісь непередбачені обставини. Важливу роль відіграє група людей, яка відповідає за підготовку. До складу цієї групи належать як позаштатні працівники, так і відповідальні працівники самого підприємства. До першої категорії належать проектувальники оформлювачі, виготовлювачі стенда, перевізники, митний брокер (якщо це закордонна виставка або ярмарок) тощо, до другої - співробітники підприємства-експонента, які несуть колективну відповідальність за цю акцію: фахівці з маркетингу, продажу, виробництва, реклами, зв'язків з громадськістю тощо, а також робочий персонал стенда.

Фахівці з організації виставок і ярмарків визначають поняття «персонал стенда» як сукупність осіб з основними й допоміжними функціями, на яких докладено відповідальність за організацію та здійснення участі в ярмарку (виставці) і котрі мають ту саму мету — забезпечити усіх цієї акції.

Найважливішою особою виставкового персоналу є його керівник. Він починає виконувати свої функції ще на стадії планування і закінчує вже після закриття експозиції. Його призначають наказом по підприємству, він особисто шукає персонал, складає графік виконання завдань, залучає позаштатних робітників, керує стендом, контролює хід робіт, тобто вирішує всі питання до та в період функціонування виставки (ярмарку). Після закінчення він звітує керівництву підприємства про результати участі в цій акції. Він може також безпосередньо працювати на стенді, провадити презентацію стенда, організовувати зустрічі з перспективними відвідувачами, приймати замовлення, розв'язувати конфліктні ситуації тощо. Отже, відповідальний за стенд практично стає одноосібним керівником виставкового персоналу підприємства на весь час проведення виставки (ярмарку).

Ефективний у кількісному та якісному відношенні вибір персоналу залежить, на думку фахівців, від таких факторів:

1) вид і характер виставки (загальна, галузева, відкрита для публічного відвідування);

2) розмір стенда;

3) кількість і чисельність груп відвідувачів-адресатів;

4) специфіка цілей участі підприємства-експонента;

5) тип експонатів (споживчі або інвестиційні товари).

Існує помітна різниця між ярмарками (виставками) товарів широкого вжитку, де наголос робиться на укладанні торгових угод, оскільки відвідувачі вже добре ознайомлені з такими чи подібними товарами, і ярмарками (виставками) інвестиційних товарів. Щодо останніх, то укладання угоди потребує, як правило, кількамісячних переговорів (обговорення технічних характеристик, умов ставки, особливостей застосування тощо), тому такі стенди мають здебільшого інформаційно-ознайомлювальний характер.

Персонал для стенда підбирається на підставі даних про кваліфікаційний рівень, досвід, духовні якості, особливості спілкування (відкритий товариський чи відлюдькуватий характер певної особи) тощо. Підготовка персоналу для участі у виставці (ярмарку) охоплює такі аспекти, як коди спілкування (усна й писемна мова, рухи тіла, вираз обличчя тощо); соціальні канони (нрави, звичаї, віросповідання, звички відвідувачів і персоналу); стиль реакції на подразники, який має гармоніювати з вимогами й цінностями соціального оточення; підприємницькі цілі участі в конкретній виставці (ярмарку).

Підготовка персоналу починається із загальної інформації про: