При необходимости ЭТ могут сопровождаться различными по­яснительными комментариями и диаграммами.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графиче­скому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов). При использовании Мастера диаграмм можно просмотреть любой тип диаграммы и выбрать наиболее удачный для данной таблицы. Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по не­скольким направлениям.

Технология обработки текстовой информации.

Для работы с текстами (служебными бумагами, конспектами лекций, газетами, журналами, книгами и т. д.) в компьютере используются программные средства, называемые текстовыми редакторами (ТР) или текстовыми процессорами. Существует большое количество разнообразных текстовых редакторов, различающихся по своим возможностям, - от очень простых учебных до мощных многофункциональных программных средств, называемых издательскими системами, которые используются для подготовки к печати книг, журналов и газет. Наиболее известен среди пользователей IBM – совместимых компьютеров текстовый редактор Word for Windows.
Итак, текстовый редактор – это прикладная программа, позволяющая создавать текстовые документы, редактировать их, просматривать содержимое документов на экране, изменять формат и распечатывать их.

Вопрос2. Понятие гипертекстовой и мультимедийной технологии обработки информации.

Гипертекстовая технология. Понятие гипертекстовой технологии .

Гипертекстовая технология - это технология преобразования текста из линейной формы в иерархическую форму.

Таким образом, использование гипертекстовой технологии (по сравнению с представлением информации в обычной книге) позволяет кардинально изменить способ просмотра и способ восприятия информации. Так, читая текст в книге, мы просматриваем его последовательно, страница за страницей. И если в процессе чтения, мы встретим термин, значение которого объяснялось раньше, то в этом случае нам придется листать страницы книги в обратном порядке до тех пор, пока не найдем нужное нам определение непонятного термина. Использование же гипертекстовой технологии позволяет значительно упростить работу с текстом и найти нужное определение за считанные секунды.

В настоящее время гипертекстовая технология широко используется для построения подсистем помощи пользователям при работе с диалоговыми компьютерными программами, а также для построения различных справочников, энциклопедий.

Мультимедийные технологии.

В настоящее время мультимедиа-технологии являются бурно развивающейся областью информационных технологий. В этом направлении активно работает значительное число крупных и мелких фирм, технических университетов и студий (в частности 1ВМ, Aрр1е, Моtого1а, Philips, Sоnу, Intel и др.). Области использования чрезвычайно многообразны: интерактивные обучающие и информационные системы, САПР, развлечения и др.

Основными характерными особенностями этих технологий являются:

• объединение многокомпонентной информационной среды (текста, звука, графики, фото, видео) в однородном цифровом представлении;
• обеспечение надежного (отсутствие искажений при копировании) и долговечного хранения (гарантийный срок хранения — десятки лет) больших объемов информации;
• простота переработки информации (от рутинных до творческих операций).

С точки зрения технических средств на рынке представлены как полностью укомплектованные мультимедиа-компьютеры, так и отдельные комплектующие и подсистемы (Multimedia Upgrade Kit), включающие в себя звуковые карты, приводы компакт-дисков, джойстики, микрофоны, акустические системы.

Для персональных компьютеров класса IВМ РС утвержден специальный стандарт МРС, определяющий минимальную конфигурацию аппаратных средств для воспроизведения мультимедиа-продуктов. Для оптических дисков CD-ROM разработан международный стандарт (ISО 9660).

Вопрос3. Состав и назначение пакета MS Office 2007.

Пакет состоит из следующих приложений: Word 2007, Outlook 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Access 2007.

Мы будем рассматривать не возможности вышеперечисленных программных средств, а операции, которые выполняет с их помощью пользователь.

Microsoft Word. C помощью этого текстового редактора пользователь набирает тексты, составляет и форматирует (обрабатывает) документы, читает документы других пользователей (формат .doc наиболее распространен для создания текстовых документов). Microsoft Word обладает солидным функционалом, который пользователем практически не используется. Основными функциями Microsoft Word, к которым обращается в процессе работы с текстом пользователь, являются: изменение параметров шрифта (тип(Arial, Times New Roman и т. д.), начертание (курсив, полужирный), размер, цвет и т.д.), выравнивание текста (по центру, по ширине, по левому краю, по правому краю), вставка рисунков и таблиц, создание нумерованных и маркированных списков (хотя встречаются еще те, кто выставляет цифры или тире списка вручную). Вот в общем-то и все. Некоторые пользователи помимо вышеперечисленного набора функций используют еще некоторые другие, все зависит от рода деятельности пользователя. Но максимально все функции Microsoft Word используют единицы.

Microsoft Excel. Редактор электронных таблиц . На работе Microsoft Excel используется пользователем для составления и чтения документов, экономического характера (отчеты, прайс-листы, бухгалтерская отчетность и т.д.). Из всего многообразия формул и функций MS Excel, в основном используется только “Автосумма” и простейшие формулы умножения, сложения, вычитания. Для более сложных расчетов используются уже готовые решения, разработанные профессионалами и выложенные в свободном доступе в сети Интернет.Очень часто пользователи обращаются к функции построения диаграмм в MS Excel.

Microsoft Outlook. Используется намного реже предыдущих двух программ, но, тем не менее, довольно часто. MS Outlook используется в качестве органайзера, записной книжки и почтового клиента, хотя при грамотной настройке в связке с Microsoft Exchange Server может выполнять функции CRM (система взаимоотношений с клиентами). Довольно часто пользователи сталкиваются с MS Outlook именно на рабочем месте, когда она выполняет функции CRM. Это программное средство рассматривать не будем, т.к.,его аналог отсутствует в пакете OpenOffice.org.

Microsoft PowerPoint. К данной программе пользователь обращается для создания и просмотра различного рода презентаций (фирмы, продукта, услуг, курсовой работы, дипломного проекта и т.д.). К функциям программы, наиболее часто используемым, можно отнести: вставка и набор текста, его редактирование (изменение типа, размера, цвета текста и т.д.), использование встроенных эффектов появления текста, добавление звуковых эффектов(встроенный звук), вставка картинок и диаграмм.

Microsoft Access. СУБД (Система Управления Базами Данных) довольно редко используется.С нею сталкиваются студенты и учащиеся различных учебных заведений, изучая эту СУБД в рамках различных дисциплин: информатика, основы информационных технологий и т.д.Редко встречается данная СУБД и в различных организациях как средство автоматизации некоторых бизнес-процессов, в основном в небольших фирмах и у индивидуальных предпринимателей .На ПК пользователя СУБД нужна лишь для знакомства с базами данных или обучения. В основном все предпочитают для систематизации некой информации в табличном виде MS Excel, а для поиска информации в этих таблицах клавиши Ctrl+F .

Microsoft Publisher. Интересная программа, появившаяся в пакете MS Office, начиная с версии MS Office 2003. Пользователь мало знаком с этой программой и предпочитает создавать небольшие публикации (бланки, приглашения, объявления, резюме и т.д.) в Microsoft Word. Профессионалы для создания более сложных публикаций используют другие программы, например, CorelDRAW, Adobe Acrobat.

Ну а те ,у кого есть пиратский диск с MS Office 2007 в дополнение к вышеперечисленным программам присутствуют MS InfoPatch, MS OneNote, MS Groove. Коротко рассмотрим, чем полезны данные программы пользователю.

MS InfoPatch. Средство создания различных форм. Пользователю мало знакомо и если используется им, то только на работе.

MS OneNote. Записная книжка+органайзер+ежедневник. Эта программа весьма полезна , но, к ней редко обращаются . Одной из основных причин слабого знакомства пользователей являются мнимые сложности при освоении новой программы.

Тема 4. Организация и проектирование компьютерных информационных систем.

Вопрос1. Методология проектирования информационных технологий управления.

Создание автоматизированных информационных технологий управления представляет собой эволюционный процесс. Именно поэтому информационные технологии обычно разрабатывают и вводят в эксплуатацию по этапам с добавлением новых функций и задач к ранее введенным. На всех этапах должна соблюдаться целостность системы, обеспечиваться взаимосвязь между отдельными частями, в том числе вводимыми в эксплуатацию в разное время.

В соответствии с методологией системного анализа изучение любой системы начинают с выявления глобальной, или общей цели исследуемой системы. Общая цель системы определяется ее назначением (миссией). Для промышленного предприятия — это производство продукции определенной номенклатуры, для транспортной организации — перемещение грузов заданного характера, для высшего учебного заведения — выпуск специалистов установленного профиля и т. п. Назначение системы определяет ее основную функцию. Возможно наличие у системы нескольких функций, причем некоторые из них по значению близки к основной. Например, транспортная организация наряду с перевозкой грузов может перевозить людей, как для собственных нужд, так и для других организаций. При изучении системы следует выявить все выполняемые ею функции, установить их приоритет и взаимосвязи между ними.

Получив общее представление о деятельности предприятия, движении материальных и информационных потоков, переходят к выявлению и формализации цели и критериев эффективности управления. Надо определить, являются ли удовлетворительными достигнутые значения показателей, характеризующих работу предприятия — прибыли, рентабельности, фондоотдачи, выполнения договорных обязательств, себестоимости продукции и др. В результате изучения предприятия в целом формулируют цели, критерии эффективности функционирования и развития предприятия, существующие ограничения.