Реферат: Основные виды телефонной связи

Современный телефон не зря называют компьютеризованным.

Основные функции современного многофункционального телефона (МФТ):

• Автодозвон и автонабор:

- автоматически наберет номер при нажатии одной клавиши;

- упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;

- автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время.

• Автоответчик:

- попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;

- запишет информацию, переданную абонентом.

• Записная книжка:

- содержит в памяти необходимые вам номера телефонов.

• Захват телефонной линии.

• Календарь часы будильник:

- покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;

- будильник в нужное время напомнит о необходимости позвонить по указанному телефону, сам произведет набор номера.

• Установка режима «Hold»:

- обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время.

• Электронное управление громкостью сигнала вызова:

- второй и последующие сигналы будут значительно громче.

• Встроенный громкоговоритель:

- позволит вести разговор при положенной трубке. Квалифицированный секретарь должен усвоить правила ведения служебного телефонного разговора так, чтобы они стали повседневной нормой его делового общения.

Задача секретаря в работе с телефоном - оградить руководителя от звонков, напрямую к нему не относящихся. Секретарь может самостоятельно решать часть вопросов в рамках своей компетенции или переадресовывать другим специалистам, не отвлекая руководителя. Но секретарю необходимо твердо знать круг лиц и организаций, с которыми следует соединять руководителя в любое время.

Необходимо учитывать специфику телефонного разговора. У собеседника складывается представление о культурном и интеллектуальном уровне секретаря, его профессионализме на основе содержания ответов и звучания голоса.

На основе опыта выработаны определенные правила телефонного общения, выполнение которых поможет секретарю преодолеть трудности, приобрести определенные практические навыки.

В тех случаях, когда звонят секретарю, желательно придерживаться следующих рекомендаций:

- Трубку звонящего телефона следует снимать после 1-2 гудков.

- Сняв трубку необходимо назвать свою организацию. Услышав такую фразу, абонент убеждается, что он не ошибся номером. Если же произошла ошибка в наборе, недоразумение сразу же выясняется и не повлечет за собой потерю времени для обоих собеседников.

- Если абонент не назвал себя, то уместны будут фразы: «Представьтесь, пожалуйста», «Как вас представить?».

- Телефонный разговор - это диалог. Не все умеют быстро реагировать на вопросы и часто заполняют паузу словами-паразитами: «ну вот ...» «это самое ...» и т.д., что производит неблагоприятное впечатление.