Реферат: Основы делопроизводства в органах внутренних дел

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-исторических целях, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации, а именно:

документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам;

в документе не должно быть помарок и исправлений;

документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями ведомственных инструкций;

содержание документа должно быть строго последовательным, изложение точным и кратким.

В деятельности подразделений Министерства внутренних дел используются следующие основные виды документов : федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные целевые программы, международные договоры РФ и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы.

Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.

Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере.

Требования к оформлению и месту расположения реквизитов установлены ГОСТом Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Формы документов также должны соответствовать требованиям ГОСТа. На его основе проектируются бланки документов. ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема, наименование вышестоящей организации.

Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.

Бланк для писем включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации. В бланке для писем обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк для писем может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации.

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа. В бланке данного типа обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа. Бланк конкретного вида документа может содержать изображение герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по ОКУД.

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.

Бланки документов изготавливаются, как правило, типографским способом на бумаге различных форматов, которые подразделяются на классы, обозначающие размер формата бумаги. Ряды форматов построены по принципу деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Площади смежных форматов относятся как 1:2.Формат А имеет 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой и цифрой класса (А4, А5 и т.д.). Основным потребительским форматом является формат А0, площадь которого равна одному квадратному метру. Наиболее употребительные форматы:

А3 (297х420 мм),

A4 (210х297 мм),

А5 (148х210 мм),

А6 (105*148 мм) – для поручений.

Формат А13 примерно равен размеру почтовой марки.

Значение стандартов бумаги определяется тем, что они закрепляют ограничительные положения для размеров формата бумаги. Со стандартами бумаги связано применение множительной техники, вопросы регистрации документов, контроля исполнения, экспедиционные работы, их хранение в документационной службе и архиве.

1.3. Порядок оформления документов

Прежде чем начать печатать документ, необходимо установить левое и правое поля листа. ГОСТ предусматривает поля следующих размеров (не менее): левое поле листа равно 20 мм (нулевое положение табулятора), правое и нижнее поля - 10 мм. Верхнее поле - 20 мм.

Расстановка знаков препинания. Знаки препинания ставят непосредственно после последней буквы слова. После них обязательно делают пропуск. Тире пишут с промежутком до и после него. Если этот знак не умещается в конце строки, то его переносят в новую строку. Знак тире используют как знак переноса, дефиса и знак минуса.

Дефис всегда пишут без промежутков между словами. Этот знак переносить на следующую строку нельзя.