Реферат: Основы делопроизводства в органах внутренних дел
1999.06.17 1 марта 2000 г.
99.06.17 2000 01 01
Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например,: при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.
Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из организаций, проставленных через косую черту. Например, индекс по номенклатуре дел:
218/08-17, где
218 – порядковый регистрационный номер;
08-17 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
В каждом документе должно быть указано место составления или издания . В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах – может входить в реквизит «Наименование организации», например: