Реферат: Основы делопроизводства

Итоговая запись о категориях и количестве дел:

В итоговой записи отдельно указывается количество дел по­стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, соста­вившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен­ным за документационное обеспечение, и согласовывается с ар­хивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докумен­ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, прини­мающий дела данной организации, и только после этого утвер­ждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна со­ставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в струк­турном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составлять­ся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк­земпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто­рой экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а чет­вертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразде­ления для заведения дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в опреде­ленной последовательности; оформление обложек дел.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систе­матизация документов внутри дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого ис­полненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огром­ное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходи­мых документов и их сохранность.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с оп­ределенными принципами. Наиболее существенными и практи­чески наиболее удобными являются: вопросно-логический, хро­нологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьи­роваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопро­са. Такая систематизация совпадает с хронологическим располо­жением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фа­милии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, на­именования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листкупо учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при фор­мировании дел следует придерживаться основных правил, об­щих для всех категорий документов:

• в дела подшиваются только исполненные документы. Не­исполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

• кажд?