Реферат: Особенности языка и стиля служебных документов

Словообразование. Один из самых активных способов словообразования в современном русском языке — сокращение слов. В результате сокращения получаются аббревиатуры (от итал. abbreviatura). Они могут состоять из слогов (стройтрест), начальных звуков слов, входящих в словосочетание, или их начальных букв (ВВЦ, ВВС). Важнейшие причины использования сокращений состоят в том, что они, во-первых, позволяют экономить место, избегать громоздких словосочетаний и, во-вторых, дают возможность избежать словесных повторов. В то же время аббревиатуры таят в себе серьезные опасности. Если они не стандартизованы, у адресата документа могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Кроме того, скопление большого числа аббревиатур делает текст тяжелым, громоздким, осложняет восприятие. Поэтому пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения — условные письменные обозначения, которые не произносятся и потому не являются словами. В русском языке стандартизированы следующие графические сокращения:

1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село — при названии), д., пос.);

2) названия месяцев (янв.);

3) телеграфные сокращения (тчк);

4) условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд, тыс.);

5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №; накл. №; расч. счет №);

6) текстовые сокращения (т. д.; т. п.; с. г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);

7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; членкор.; к. т. н.; с. н. с.; зав.; зам.; и. о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;

8) обращение г-н (господин) и некоторые другие.

Чтобы уточнить написание общепринятых сокращений, можно воспользоваться словарем сокращений русского языка.

Правила графического сокращения слов. Основной принцип: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию.

Желательно отбрасывать максимальное количество букв, но не больше, чем допустимо для правильного и однозначного понимания текста: лучше фундам., чем фундаментал. НО: лучше социальн., чем соц., поскольку сокращение «соц.» может быть расшифровано и как «социальный», и как «социалистический».

Сокращение до одной буквы допускается, только если оно является общепринятым.

Сокращение не может заканчиваться на гласную или й; сохраняется следующая согласная: крайн., калийн., учен., маслян.

Мягкий знак отбрасывается: сельский — сел.

Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква: металлический — метал.

В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сокращают каждую часть слова по данным правилам: проф. — тех. В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают вторую часть: агролесомелиор., лесохоз.

Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

Правила аббревиации. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Оно должно быть обратимым — разворачиваться в полное наимено­вание. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания.

Сокращения — названия учреждения, предприятия, организации, обозначение марки изделия — пишутся с прописной буквы.

Если в марках изделия буквенные сокращения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом: двигатель АЯЗ-200. НО: в марках материалов буквы и цифры пишутся слитно: алюминие­вый сплав АЛ5, сталь Б2.

Слово «год» после дат сокращается до одной буквы г. или до двух — во множественном числе. В 2000г. В 1990—1999 гг.

Цифровое обозначение учебного и финансового года пишется через косую черту; слово «год» употребляется в единственном числе: В 1998/99 учебном году.

«Рубль» сокращается до руб. (реже р.).

Условные обозначения физических, химических, математи­ческих величин должны точно соответствовать государственным стандартам.*

Правила использования сокращений и аббревиатур. При адресовании писем следует приводить название учреждения, предприятия в том виде, в каком оно дано в его документах. Сокращения должны быть единообразны на всем протяжении документа.

Форма P.S. (от лат. postscriptum — после написанного) в де­ловой переписке не употребляется.

Определение грамматического рода аббревиатур. Род буквен­ных аббревиатур определяется по главному слову исходного словосочетания (ВВЦ — существительное мужского рода: в словосочетании «Всероссийский Выставочный центр» главное слово «центр»). Буквенные аббревиатуры не склоняются!