Реферат: Передача документов на архивное хранение

На тему № 9: «Передача документов на архивное хранение».

Выполнил студент ЗФО

специальность 080507

И. М. Калачев

шифр 0069-Эм-08

Проверил: Л. В Подлесная

Москва - 2010

Содержание.

Стр.

Введение……………………………………………………………………..2

1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве………………2

2. Оформление документов, сдаваемых в архив…………………………8

3. Составление описи дел…………………………………………………10

4. Передача дел в архив……………………………………………………12

5. Хранение документов в электронной форме…………………………13

Вывод………………………………………………………………………..16

Список литературы………………………………………………………..17

Приложение №1……………………………………………………………18

Приложение №2……………………………………………………………19

Приложение №3…………………………………………………………….20

Введение.

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

· экспертизу ценности документов;

· оформление документов, сдаваемых в архив;

· составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

· обеспечение сохранности дел;

· передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

Экспертиза ценности документов — определение их ценности в целях отбора на государственное хранение и установление сроков хранения. Определение, данное ГОСТ 16.48.7 — 83 , хотя и точное, но не раскрывает сущности этой работы. В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: “Экспертизой ценности документов называется изучение документа на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.

При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе , при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.

При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:

1. Ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива).

2. Главный бухгалтер организации.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--