Реферат: Подготовка и оформление распорядительных документов

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Допускается опускать фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, а доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю, или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол – в документе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол – составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Протокол оформляет секретарь заседания, перепечатывая текст, редактируя его и согласовывая с председателем совещания или руководителем структурного подразделения. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста 2–3 межстрочными интервалами, от границы левого поля. Некоторые разновидности протокола подлежат утверждению руководителем организации (например, протокол заседания технического совета, экспертной комиссии и т.д.). Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел. Однако нередко возникают случаи, когда работнику необходимо представить в другую организацию (или структурное подразделение) принятое решение. В таком случае оформляется выписка из протокола.

1.4 Выписка из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности – «Секретарь», его(ее) личной подписи, расшифровки подписи и даты. Если выписка делается для предоставления в другую организацию, она заверяется печатью организации или соответствующей службы.

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА

Научно-исследовательский институт

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

15.04.2007 №25

Москва

Заседания совета института

Председатель – А.М. Кротов

Секретарь – О.М. Смагина

Присутствовали: 25 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

2. о назначении директора центра.

Выступление А.М. Кротова.

3. СЛУШАЛИ:

Кротов А.М. – предложил руководство центром поручить профессору Н.В. Иванову.

ПОСТАНОВИЛИ:

Назначить директором учебно-научного российско-швейцарского центра профессора Иванова Н.В.

Председатель А.М. Кротов

Секретарь О.М. Смагина

Верно

Секретарь (подпись) О.М. Смагина

21.04.200

ГЛАВА II . СОСТАВИТЬ АКТ

Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

ЗАО «Информационные системы» УТВЕРЖДАЮ

Директор

И.И. Иванов