Реферат: Понятие о корреспонденции

- эмблема организации или товарный знак;

- код организации (предприятия по ОКПО);

- наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется);

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-сайт (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату выдачи лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например:

_________№______

На №_____от______

На бланках письма могут ставиться ограничительные уголки для таких реквизитов, как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.

бланк конкретного вида документа (кроме письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа и кодом по ОКУД.

Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текста) - 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4).

Раздел 2. Роль корреспонденции в деятельности предприятия, на примере ООО «****»

Данный раздел контрольной работы рассматривается на примере ООО «****». Область действия данного предприятия – предоставление услуг по общественному питанию.

Управление данным предприятием, как и любым другим, требует создания многих видов управленческих документов, в отсутствии которых становится невозможным решение задач планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения деятельности предприятия…

Итак, остановимся подробнее на документации, используемой на предприятии.

Документы, возникающие в процессе работы предприятия, отражают различные виды деятельности: распорядительная деятельность директора предприятия фиксируется в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу, работа ревизионных комиссий – в актах, производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Как мы уже отмечали выше, именно документы служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия, а также в других ситуациях, возникающих в процессе коммерческой деятельности предприятия.

Как уже отмечалось в первом разделе, классификация документов очень разнообразна. Обратившись к этому вопросу на практике также можно выделить множество подходов: классифицировать документы можно и по содержанию, и по наименованию и по ряду других признаков.

Особое место во всем многообразии документов занимают документы по личному составу. Их значение определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение. В ООО «****» кадровая документация ведется в строгом соответствии с КЗОТ и Инструкцией по ведению трудовых книжек.

Хранение документов на данном предприятии производится в соответствии с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело, которая представляет собой документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы на предприятии формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Предприятие представляет сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Федеральной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.

ООО «****», как и другие предприятия, действующие на территории РФ, по первому требованию предъявляет всю необходимую документацию при проверках со стороны ГНИ, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Однако, несмотря на соблюдение требований и действующего законодательства РФ при ведении документации на предприятии, существуют некоторые негативные моменты.

Так, необходимо отметить, что у ООО «****» нет общего бланка, бланка письма, а также бланков конкретных видов документов. Их отсутствие негативно сказывается на производительности труда (поскольку при составлении документов приходится многократно вносить одну и ту же информацию), и имидже предприятия. В связи с этим было бы целесообразно изготовить вышеуказанные бланки и использовать их в процессе деятельности ООО «****». Кроме того, целесообразно более активно применять технические средства при оформлении документов.

Заключение

Рассмотрев в данной работе вопрос «понятие о корреспонденции» мы можем прийти к ряду выводов.

Данная тема является на сегодня чрезвычайно актуальной и это обусловлено в первую очередь тем, что, как показывает практика, далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. в связи с эти каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р6.30-97 надписей на организационно-распорядительных документах.

Кроме того, знание данного вопроса помогает предпринимателю избегать внешних и внутренних конфликтов при ведении своего дела. А это, в свою очередь, позволяет ему сосредоточить свое внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли и развития предприятия.

***

Единые правила документирования управленческих действий, которые определены в ГСДОУ, УСД

В сущности, вся данная работа посвящена теме Единые правила документирования управленческой деятельности, поскольку содержание третьего пункта первого раздела может рассматриваться как одно из требований к оформлению управленческих документов. Однако остановимся на данном вопросе подробнее.