Реферат: Постановка и разработка алгоритма решения задачи Учёт основных средств

Файл учёта движения ОС (Dvigenie.dbf);

Файл учёта изменений стоимости ОС (Izmstoim.dbf);

Файл учёта драгметаллов (Dragmet.dbf);

2.1 Ввод. Ввод информации производится только на основании «Акт приемки-передачи ОС» или первоначальном заполнении базы данных. Все файлы открываются для чтения и записи одновременно.

На экране выдаются реквизиты, которые необходимы для заполнения. Их необходимо заполнить все кроме даты выбытия. Допускается оставить незаполненными наименование завода изготовителя и год выпуска, если это невозможно установить. Если в объекте ОС присутствуют драгметаллы, то следует поставить галочку возле надписи «Наличие драгметаллов» и внести в таблицу всю требуемую информацию.

Затем после окончании ввода при сохранении информация заносится в файлы. При этом:

• для файла Kartotek.dbf предварительно рассчитывается «норма на полное восстановление» «сумма АО на полное восстановление».В поле «восстановительная стоимость» значение равное первоначальной стоимости В поле «сумма с начала амортизации» устанавливается нулевое значение. Остаточная сумма указывается равной первоначальной;

• при добавлении информации в файл Dvigenie.dbf «дата движения» указывается равной дате ввода в эксплуатацию, «номер документа» - равным номеру акта о вводе, «принимающее подразделение» - равно значению поля «Подразделение», которое расположено на форме программы при вводе данных. «Принимающее ответственное лицо» также заполняется автоматически на основании справочника материально ответственных лиц по подразделениям (FS0001.dbf). Значение «дебет счёта движения» устанавливается равным 0800. Остальные поля записи остаются пустыми;

• при добавлении информации в файл Izmstoim.dbf значения поля «номер документа» равняется номеру акта о вводе, «дата изменения стоимости» - дате ввода в эксплуатацию, «содержание записи» устанавливается равным значению “Ввод”. «Сумма» и «стоимость после изменения» равно первоначальной стоимости. Стоимость до изменения приравнивается к нулю.

• при наличии драгметаллов добавляются записи в файл Dragmet.dbf. Значения всех полей заполняются в соответствие с введёнными данными, а поле «код драгметалла» берётся из справочника FS0002.dbf.

2.2 Корректировка. Она осуществляется по инвентарному номеру и зависит от типа корректируемой информации. Если происходит корректировка данных картотеки, то открывается только файл Kartotek.dbf для чтения-записи. Реквизиты редактируются на форме курсором и затем поступают обратно в файл. При корректировке движения, изменении стоимости, данных о драгметаллах также открываются только соответствующие файлы. При изменении первоначальной стоимости или нормы амортизации пересчитывается сумма амортизации, сумма на полное восстановление, остаточная стоимость. Корректура вводится с подтверждением на сохранение.

2.3 Выбытие ОС. По инвентарному номеру находится корректируемая запись. Открываются файлы Kartotek.dbf и Dvigenie.dbf для чтения-записи. Добавляется запись в таблице, в которой указывается информация о дате движения, номере документа, проставляется кредит счёта движения. При физическом добавлении записи в файл Dvigenie.dbf автоматически проставляются «сдающее подразделение» и «сдающее материально ответственное лицо», которые равны полям «принимающего подразделения» и «принимающего ответственного лица» на дату предыдущего движения данного объекта. В файл Kartotek.dbf заносим в запись соответствующую инвентарному номеру объекта в поле «дата выбытия» приравнивается «дате документа»

2.4. Внутреннее перемещение. Открывается файл Dvigenie.dbf. По инвентарному номеру находится необходимая запись. Затем указывается дата движения, номер документа, сдающее и принимающее подразделения. При записи в файл также автоматически проставляются дебет и кредит счетов равными 0100 и в соответствие со справочником материально ответственных лиц по подразделениям проставляются сдающее и принимающее материально-ответственное лицо.

2.5. Модернизация. Данные о ней вводятся следующим образом: открывается файл Izmstoim.dbf и находится по инвентарному номеру объекта запись с последней датой изменения его стоимости. Затем формируется новая запись. В поле «содержание операции» проставляется “модернизация”. Указывается дата модернизации и её сумма. При записи в файл также автоматически генерируются «стоимость до изменения» и «стоимость после изменения» равные соответственно «стоимости после изменения» на предыдущую дату движения и «стоимости после изменения» на предыдущую дату движения + сумма изменений на дату вводимой модернизации.

2.6. Удаление ликвидированных основных средств из базы данных. Удаление выполняется раз в год или по решению бухгалтера ведущего ОС.

При этом производится физическое удаление записей из файлов Kartotek.dbf, Dvigenie.dbf, Izmstoim.dbf, Dragmet.dbf по инвентарным номерам для которых с момента даты выбытия прошло не менее 10 лет.

3. Модуль №2 (М2) – модуль для формирования файла сводной оборотной ведомости.

Входная информация:

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

Файл учёта движения ОС (Dvigenie.dbf);

Файл справочника материально ответственных лиц по подразделениям (FS0001.dbf);

Выходная информация:

Файл оборотной ведомости FV0101.dbf

При вызове программного модуля М2 доступным для работы становятся файлы накоплений Kartotek.dbf, Dvigenie.dbf, а также создается файл оборотной ведомости FV0101.dbf. Формируется данный файл следующим образом:

1. открывается для чтения файлы FS0001.dbf, FS0002.dbf, Kartotek.dbf, Dvigenie.dbf

2. берется подразделение из справочника материально-ответственных лиц по подразделениям по алфавиту. Если все подразделения взяты, то закрываем файл FV0101.dbf

3. ищется в файле Dvigenie.dbf запись, для которой «принимающее подразделение» равно взятому в п.2, на дату последнего движения по инвентарному номеру. Если такое подразделение найдено то переходим к пункту 4, иначе к пункту 6.

4. в соответствие с инвентарным номером в файле Kartotek.dbf, находится наименование объекта ОС.

5. формируется запись файла FV0101.dbf. для которой «инвентарный номер» равен номеру найденному в п.3., «наименование» равно найденному в п.4., «подразделение» равно выбранному в п. 2., «сальдо на начало месяца» равно 0. Если «сдающее подразделение» = пустой строке то «Дебет счёта 01» приравниваем к нулю, а «Дебет счёта 08» = восстановительной стоимости объекта. Иначе наоборот. Значения полей «кредит счёта 01», «кредит счёта 02», «кредит счёта 91», «кредит счёта 92» = 0. «Сальдо на конец месяца» = «Сальдо на начало месяца»+сумма по дебетам счетов – сумма по кредитам счетов. Сформированная запись добавляется в файл.