Реферат: Правила подготовки переговоров, их проведение и анализ результатов
Под «переговорами » в теории управления понимается процесс диалога, направленного на преодоление разногласий и достижение соглашения по какому-то предмету .
Таким образом, основными признаками настоящих переговоров являются:
- наличие предмета переговоров;
- наличие расхождения интересов сторон;
- поочередный обмен мнениями.
Целью таких переговоров является достижение соглашения.
Отсутствие хотя бы одного из перечисленных признаков говорит о том, что ваш оппонент проводит «псевдопереговоры », цели которых могут быть достаточно разнообразны, например:
- сбор информации о вас или о предмете самих переговоров (т.е. прощупывается противоположная сторона и делается «разведка боем»);
- воздействие на третью сторону самим фактом переговоров, о проведении которых специально делается утечка информации;
- самореклама (особенно если сами переговоры освещаются в СМИ);
- обучение самому процессу переговоров;
- выигрыш времени при подготовке к последующим силовым действиям;
- провокация для оправдания последующих силовых действий (в этом случае надо быть готовым к тому, что оппонент воспользуется манипуляцией «хлопанье дверью» либо нанесет удар без предупреждения).
Необходимо отметить, что во время переговоров истинная цель может меняться и уловить это – настоящее искусство переговорщика. А помочь ему в этом должна именно подготовка к переговорам.
В многочисленной литературе, посвященной этому процессу, рассматриваются несколько видов подготовки к переговорам. Ограничимся рассмотрением только «минимального набора».
Переговоры необходимо готовить заранее, и в этом следует руководствоваться определенными направлениями.
ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДГОТОВКА обычно осуществляется по 4 направлениям:
1. Предмет переговоров . Если речь идет о поставках какого-либо товара, то это – полный набор «тактико-технических» характеристик не только самого товара, но и аналогичных моделей других фирм-изготовителей и т.п.
2. Собственные цели, планы и условия решения переговорных задач . При этом мы должны четко ответить себе не только на вопрос: «Чего мы хотим добиться на этих переговорах?», - но и на вопрос: «Зачем нам это надо?». На языке программистов это называется «постановка задачи». Ну а читатель с «армейским опытом» знает – как задача поставлена, так она и будет выполнена…
Здесь определяется «вилка» между предельным минимально допустимым и максимально допустимым вариантами ;план действий в том случае, если договоренность все-таки не будет достигнута; определяются альтернативы заключаемому соглашению (например – с другими партнерами).
3. Оппонент . Как правило, эта информация никогда не бывает ни лишней, ни чрезмерной.
Первая часть содержит данные о фирме , с которой предстоит вести переговоры: название, адрес, № телефона/факса, торговая марка или логотип, E-mail, URL (адрес странички в Интернет), год создания фирмы, основная и дополнительные сферы деятельности, банки (через которые осуществляются финансовые операции), кто является собственником фирмы, состав управляющих органов (и степень их самостоятельности в принятии решений), наличие и количество дочерних структур, количество и качество персонала, главные производственные показатели и их динамика за последние пару лет, поставщики и партнеры по бизнесу и т.п.
Вторая часть касается личности переговорщиков , с которыми вы будете общаться. На каждого из них заполняется соответствующая анкета. На одной из фирм мне встречалась подобная анкета, данные которой были сгруппированы по шести темам и содержали более 50 вопросов.
Небольшая фототека (или видеозаписи) только улучшат ваше представление об оппоненте. Противника надо знать в лицо!
Кроме того, желательно определить соционический тип оппонента (тип информационного метаболизма – ТИМ). Это позволит вам в значительной мере предсказать его возможное поведение. Для этих целей обычно приглашают опытных специалистов-социоников, обладающих хорошим опытом визуальной диагностики. В результате весьма непродолжительного наблюдения (иногда достаточно просмотреть несколько видиосюжетов) и изучения досье оппонента составляется психологический портрет личности. Пример такого портрета, опирающегося на поведенческие стереотипы соционического типа, приведен А.В. Молодцовым в книге «Соционика для менеджеров».
4. Внешняя среда, в рамках которой идут переговоры. Это – политическая обстановка (например накануне выборов – принятие серьезных деловых решений обычно затягивается), ситуация на рынке (учет ценовых скачков на внешнем ранке), особенности используемых средств доставки (прогноз изменения цен на бензин для автотранспорта), законодательная база и принимаемые подзаконные акты, «неписаные» правила игры в данной сфере бизнеса…
ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ ПОДГОТОВКА осуществляется по двум основным направлениям:
Подготовка собственного психологического состояния , своеобразная психологическая настройка.
Многие люди перед серьезным разговором волнуются, особенно если чувствуют, что их позиция несколько слабее позиции оппонента. Такое состояние вполне естественно. В этом случае большое значение имеет ваша способность управлять собственным настроением, умение держать себя в руках. Для таких целей обычно используется аутогенная тренировка, основными приемами которой желательно владеть любому человеку. По этому вопросу выпущено достаточно много литературы – от бестселлера 70-х годов В.Л.Леви «Искусство быть собой» до учебника для спортсменов «Аутогенная тренировка» А.Т.Филатова.
--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--