Реферат: Приказ по основной деятельности этапы подготовки, правила оформления

-бюро правительственной переписки работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ;

- бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов, осуществляют контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива;

- группа контроля осуществляет контроль за сроками исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирования руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительной дисциплины;

- машинописное бюро, основная задача которого – изготовление текста документов;

- копировально-множительное бюро, выполняющее работы по копированию и тиражированию документов;

- телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу;

- отдел писем ведет все делопроизводство по обращениям граждан;

На практике в составе управления делами создаются и другие отделы. Например, группа приказов или отдел защиты информации и др.

В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировальное - множительное бюро, архив.[15]

Общий отдел – это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления. В ней создаются те же участки, что и в канцелярии. Отличительными чертами структуры общего отдела являются наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

Протокольный отдел выполняет следующие функции:

- подготовку проектов нормативно- распорядительных документов руководства органа местного самоуправления,писем,справок,их согласование со структурными подразделениями;

- анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним;

- прием, регистрацию, организацию хранения и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов;

- организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности.

Группа писем ведет:

- прием учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

- подготовку обращений к рассмотрению руководством;

- контроль за сроками ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях;

- извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений;

- формирование и хранение дел по обращениям;

- анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

- организацию приема граждан по личным вопросам руководством.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например инспектор, помощник руководителя или секретарь.

Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учереждения, в структуру службы ДОУ включают подразделения, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой совершенствования работы с документами[16] .

Главное условие создания службы ДОУ , не зависимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: «Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации[17] .

5 ДОЛЖНОСТНОЙ И ЧИСЛЕННЫЙ СОСТАВ СЛУЖБЫ ДОУ

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

- руководители;