Реферат: Прикладная программа Excel

1.1. Создание нового документа.

Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву New .

На экране появится документ с именем Book2: программа Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего порядкового номера.

Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой пиктограмме, которая находится в первой (основной) пиктографической панели (первая строка пиктографического меню).

1.2. Загрузка рабочего документа.

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно вызвать директиву Open из меню File .

Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая находится на основной панели. В любом случае откроется диалоговое окно загрузки файла. В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в поле Directories выбрать директорию, где расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в левом поле появится список имен файлов, среди которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла, оно появится в поле File Name . После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого файла.

1.3. Сохранение документа.

При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File директиву Save As ... После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить. Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное имя (Book[порядковый номер]), которое пользователь может заменить любым другим. В имени файла нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & % ( ) -), хотя это и не запрещено. Не следует также использовать символы кириллицы, чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и системы Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение файла .XLS, изменять не следует. После того как будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK .

1.4. Автоматическое сохранение.

Вызовите директиву Add-Ins ... из меню Tools , с помощью которой вызывается встроенный Менеджер расширений. В открывшемся диалоговом окне включите опцию AutoSave , щелкнув по ней мышью, а затем закройте окно, щелкнув по кнопке OK .

После этого снова откройте меню Tools , в котором должна появиться директива AutoSave ... Вызовите эту директиву, тогда появится диалоговое окно AutoSave , в котором пользователь может задать интервал времени между моментами сохранения. Кроме того, в этом окне можно определить, должна ли программа выдавать запрос на сохранение и нужно ли автоматически сохранять все документы или только активный документ.

1.5. Создание резервных копий.

Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву Save As ... из меню File . В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по командной кнопке Options . Появится следующее диалоговое окно, имеющее название Save Options . В этом окне нужно включить опциональную кнопку Always Create Backup . Теперь при сохранении файла будет автоматически создаваться резервный файл с тем же именем, что и основной, но с расширением .BAK.

1.6. Защита данных.

Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню File . В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке Options . Появляется диалоговое окно Save Options . В поле ввода Protection Password : этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password , в котором нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле ввода Write Reservation Password , то перед открытием этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only . В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем.

1.7. Дополнительные сведения о файлах.

При первом сохранении файла директивой Save As открывается диалоговое окно Summary Info . В этом окне пользователь может заполнить поля ввода Title :, Subject : и Keywords :. В поле Author по умолчанию указывается информация, полученная программой при инсталляции, но пользователь может записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаются в отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается информационное окно щелчком по кнопке OK .

2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ

Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Это преимущество новых документов особенно проявляется при связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программы в случае, если нужно было использовать результат из какой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при установлении информационных связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы находятся в одном файле.

Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0 Вам нужно открыть только один файл.

2.1. Управление рабочими листами.

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и т.д.

Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется на именном указателе белым цветом. Сначала на указателе видны корешки первых шести рабочих листов. Слева от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа.

Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к первому и к последнему листам документа.

2.2. Добавление рабочих листов.

Директивы добавления расположены в меню Insert . Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:

- рабочие листы для создания таблиц;