Твердые предложения продавца должны содержать основные условия будущего договора, такие как наименование и основные характеристики товара, количество, цена единицы измерения товара с указанием базисных условий поставки, срок поставки, условия платежа, срок действия предложения. Если покупатель в пределах срока действия твердого предложения направляет продавцу свое полное согласие с предложенными условиями, т.е. дает безоговорочный акцепт, то договор, в соответствии со ст.433 ГК РФ, считается заключенным. Договор может состоять из двух документов - оферты и акцепта. В дальнейшем стороны могут составить и подписать единый документ, называемый контрактом, в котором будут оговорены дополнительные условия, например ответственность сторон, взаимные санкции за ненадлежащее выполнение обязательств, форс-мажорные обстоятельства, порядок рассмотрения споров и т.д. Однако любые дополнительные условия без взаимного согласия сторон не могут изменить условий заключенного договора, т.е. условий оферты и акцепта. В тех случаях, когда одна из сторон выдвигает требования, меняющие условия заключенного договора, или настаивает на иных, неприемлемых для другой стороны требованиях, что делает заключение контракта невозможным, потерпевшая сторона имеет право обратиться в арбитраж с просьбой возместить ей убытки, вызванные невозможностью подписания контракта, в том числе упущенную выгоду.

Заключение договоров по принципу оферта плюс акцепт в коммерческой практике внебиржевой и внеаукционной торговли применяется относительно редко, обычно в форме дополнений к ранее заключенному между контрагентами рамочному контракту, в котором оговорены все другие права и обязанности сторон.

Чаще всего в коммерческой практике заключению договора предшествует коммерческая переписка по уточнению позиций сторон. В ответ на твердую оферту одной из сторон другая может прислать акцепт со своими замечаниями, т.е. контроферту. Если первый оферент согласен с такими замечаниями, он может акцептовать контроферту, и договор тоже будет считаться заключенным. Если в процессе акцепта оферт и контроферт какая-либо сторона пожелает отказаться от своей оферты, контроферты или акцепта, то отказ должен быть получен другой стороной до отправки окончательного безусловного акцепта. Более детально порядок заключения договоров путем акцепта оферт изложен в ст.432-446 ГК РФ и в ст.14-24 Конвенции ООН о договорах международной купли-продажи.

Однако на практике, когда в процессе коммерческой переписки выяснены принципиальные позиции сторон по условиям будущего контракта, они обычно договариваются о проведении переговоров, что сокращает сроки согласования и способствует принятию сбалансированных условий.

При согласовании условий контрактов международной купли-продажи товаров действует обычай, согласно которому контракт считается заключенным после пожатия рук лицами, ведущими переговоры с каждой из сторон. Формально последующие требования пересмотреть согласованные условия или вообще отказ от подписания контракта могут быть обжалованы в арбитражном суде, но отказавшаяся сторона наверняка потеряет в деловых кругах имидж достойного делового партнера. Хотелось бы, чтобы в России эти принципы прижились как можно скорее.

2. Работа с продавцами

Покупатели на насыщенных рынках часто чувствуют себя хозяевами положения, и их тактика противоположна тактике продавцов. Поэтому следует особо остановиться на этих особенностях.

Опытные покупатели, как правило, не работают с одним продавцом товара, поскольку недооценка возможности создания конкуренции между продавцами обычно ведет к росту закупочных цен. Даже если покупатель в основном ориентируется на одного традиционного поставщика, полезно тем не менее поддерживать деловые отношения еще с двумя-тремя поставщиками аналогичной продукции, периодически запрашивая у них коммерческие предложения и делая контрольные закупки товаров. Это позволит покупателю активно воздействовать на динамику цен на рынке и контролировать изменения в техническом уровне и качестве обращающихся на нем товаров. Отношения с конкурентами не должны быть секретом ни для традиционного поставщика, ни для других конкурентов. Однако получение конкурирующими фирмами только запросов предложений без эпизодической закупки товаров, как было ранее упомянуто, дает им основание считать, что их используют только в качестве источников конкурентных материалов.

При ведении переговоров с конкурирующими фирмами можно дать им понять, что у Вашей фирмы есть альтернативные варианты закупок, но показывать чужие конкурентные материалы, тем более контракты, в международной практике считается грязным бизнесом. Продавцы могут вовсе отвернуться от покупателя, открывающего им коммерческие секреты других фирм, поскольку он может открыть и их секреты другим конкурентам.

При запросе предложений на закупки товаров следует избегать формулировок типа: "Просим срочно предложить нам", "Просим дать предложение на срочную поставку" и т.д. Опыт показывает, что продавец, получивший такой запрос, не преминет поднять цены предложения минимум на 15-20%.

В любом случае при получении инициативных предложений от конкурирующих фирм, даже при отсутствии у покупателя намерения осуществить у них закупки, следует поблагодарить их за инициативу и сообщить, что в ближайшее время закупки подобных товаров не планируются, но выразить надежду на сотрудничество в будущем. Если цены их предложений кажутся завышенными или технические показатели их продукции не соответствующими требуемому современному уровню, полезно в тактичной форме высказать свое мнение. Однако это мнение, касающееся цен и технического уровня, не должно представлять собой оферту на закупку товара с учетом замечаний покупателя, поскольку со стороны продавца может последовать акцепт и покупатель может попасть в весьма сложное положение, если продавец будет считать свой акцепт фактом заключения договора.

Целесообразно также обратить внимание на стратегические особенности работы покупателей (импортеров). Как уже отмечалось, теория и практика маркетинга в основном нацелена на сбыт товаров, что менее пригодно для коммерческих фирм, занимающихся закупочными операциями. Поэтому маркетинговые отделы таких фирм должны уделить серьезное внимание изучению рынка поставщиков. Кроме того, реклама коммерческой фирмы должна представлять ее не только как продавца, но и как солидного покупателя товаров, что при минимальных затратах обычно обеспечивает поступление предложений от многих поставщиков.

3. Компьютеризация управления делопроизводством

Россия с большим опозданием переходит к компьютеризации управления делопроизводством, применение которой позволяет достичь более высокой четкости и оперативности коммерческой работы. Во второй половине 90-х гг. на российском рынке появилось большое число программ, обеспечивающих компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности. Лидерами в компьютеризации процессов управления, учета и отчетности, а также процессов, связанных с торговлей ценными бумагами, стали коммерческие банки.

Основными задачами компьютеризации делопроизводства являются следующие:

ускорение доведения коммерческой информации до исполнителей, координация принятия решений и подготовки ответов;

комплексность в проработке коммерческой документации;

обеспечение возможности осуществления постоянного контроля за проработкой коммерческой документации, принятием решений и подготовкой ответов;

установление четких направлений потоков коммерческой документации и определение мест хранения ее оригиналов;

резкое уменьшение бумажных потоков коммерческих документов.

Конечно, организация делопроизводства во многом зависит от профиля деятельности коммерческой фирмы, ее организационной структуры, объема товарооборота и многих других факторов. Из этого следует, что практически невозможно рекомендовать универсальное решение по организации делопроизводства для всех коммерческих фирм.

Делопроизводство, если его рассматривать как обработку входящей внешней информации, порядок принятия решений, контроля их исполнения и подготовки ответов, должно подчиняться следующему порядку.

Вся входящая информация должна регистрироваться и проходить первичную обработку в объединенной группе помощников и секретарей (б). В более крупных фирмах это могут быть специальные отделы, в мелких - делопроизводители-секретари.

Первичная обработка входящей информации осуществляется одним или группой опытных помощников, которые регистрируют ее получение и знакомятся с содержанием. В зависимости от адресата и содержания полученного документа принимаются различные решения.

Если документ, полученный на имя генерального директора, носит персональный характер или решение по нему должен и может без дополнительной проработки принять генеральный директор (2), то помощник либо передает ему документ, либо докладывает его содержание. По доложенному документу записывается или смысл ответа, или поручение подразделениям фирмы по его проработке и подготовке согласованного ответа. В первом случае помощник сам готовит проект ответа и после получения подписи генерального директора регистрирует код, дату ответа и передает его на отправку адресату. Оригинал входящего письма и копия ответа подшиваются под единым кодом в досье общей переписки генерального директора, а в соответствующий файл компьютера под тем же кодом вносятся их краткие аннотации.

Во втором случае генеральный директор может дать поручение проработать вопрос и подготовить за его подписью ответ на входящее письмо. Например, на имя генерального директора пришло предложение от другой фирмы о совместной кооперации в сбыте товаров. Тогда помощник пишет на письме резолюцию генерального директора, получает под резолюцией его подпись, кодирует этот документ, сканирует его и направляет по компьютерной сети маркетинг-директору (3) и коммерческому директору (4). Маркетинг-директор, в свою очередь, дает поручение отделу по кооперации (10) и направляет его в отдел по компьютерной сети, коммерческий директор направляет документ со своим поручением отделу координации закупок и продаж (13). Руководство указанных отделов уже со своими поручениями включает их в комплексные компьютерные планы непосредственных исполнителей. Одновременно маркетинг-директор (3) направляет компьютерную копию этого письма в отдел маркетинга и цен (7) для занесения его в файл справочных материалов на фирмы. В тот же отдел помощники направляют оригинал полученного письма.

Отдел кооперации (10) готовит проект ответа, направляет его на согласование отделу координации закупок и продаж (13). Согласованный проект ответа направляется маркетинг-директору, который визирует проект и направляет группе помощников (6). Помощники распечатывают проект ответа на принтере, получают подпись генерального директора и передают письмо секретарям на отправку. Секретарь регистрирует исходящее письмо и вводит в компьютерную сеть дату отправки письма под присвоенным ему кодом.

Если на любом этапе согласования в письмо вносятся поправки, то в отделы кооперации и координации закупок и продаж (10, 13), участвовавшие в подготовке проекта ответа, а также в отдел маркетинга и цен (7) передаются скорректированные экземпляры ответа. Упрощенные программы могут предусматривать, что команды на передачу скорректированных ответов соответствующим отделам (7), (10) и (13) даются секретарями, более сложные программы должны предусматривать их автоматическую передачу.

Такая система позволяет генеральному директору, его заместителям и помощникам, набрав код документа и номер отдела, в любой момент узнать состояние проработки поручения и подготовки ответа, не отвлекая исполнителей от ведения плановой оперативной работы.

Если на имя генерального директора получено письмо, из содержания которого следует, что в его проработке и подготовке ответа не требуется участия ни самого генерального директора, ни его заместителей, помощники могут направить его на проработку непосредственно в специализированные отделы. Например, получена претензия в связи с опозданием в поставке покупателю партии товара, включающая требование выплаты в соответствии с условиями контракта штрафных санкций.

В этом случае помощники сканируют поступившую претензию и направляют ее в отдел координации закупок и продаж (13), а также в юридический отдел (17) с резолюцией проверить ее обоснованность и подготовить ответ за подписью коммерческого директора (4). Руководство указанных отделов включает задания на подготовку и согласование письма в планы оперативных работников.