Реферат: Принципы составления коммерческой переписки

Следующее письмо - это письмо, отправленное в ответ на напоминание, письмо-просьба(Прил.6). Это конечно, не значит, что на напоминания надо отвечать всегда просьбами - письмо просьба посылается в тех случаях, когда необходимо изложить какую-либо просьбу от лица предприятия или организации. В данном случае письмо-просьба является как бы дополнением к запросу, то есть в ней содержится просьба прислать дополнительную информацию о товаре и образец. Также там содержится просьба о предоставлении скидки и гарантий поставки.

Ответ на просьбу в значительной степени зависит от содержания просьбы и в принципе это может быть любое письмо. В данной ситуации просьба содержала среди иных сведений и просьбу гарантировать поставку и упомянутые в предшествующих письмах скидки. Поэтому ответом на письмо-просьбу здесь будет гарантийное письмо(Прил.7) Гарантийное письмо в общем случае содержит подтверждение определенных обещаний или условий и адресуются обычно организации или частному лицу. В описанной ситуации она содержит подтверждение сроков поставки и скидок.

Письмо-заказ(Прил.8) - это вид делового письма, содержащий обращение покупателя к продавцу с просьбой поставить определенный товар в определенном количестве, при оговоренных условиях. В нашем случае это обращение к продавцу, содержащее просьбу поставить компакт-диски на ранее оговоренных условиях в количестве 4000 штук.

Ответом на заказ(Прил.9) в общем случае может являться, подтверждение заказа с вытекающей из этого высылкой товара и возможно сопроводительного письма, отказ или нечто посредственное с фразами типа “заказ принят к рассмотрению”, “в данный момент заказ не может быть выполнен” и т.п. Также может быть выслано предложение о замене товара, по каким-либо причинам не высылаемого, другим ему подобным. Но в переписке приведенной в данной работе такого ответа быть не может, так как фирмой-продавцом были даны твердые гарантии относительно сроков и условий поставки.

В связи с условиями, гарантированными фирмой-продавцом, диски должны быть высланы в течение трех дней с момента получения заказа. Поэтому компакт-диски высылаются с приложением к ним сопроводительного письма(Прил.10). Сопроводительное письмо и составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. В принципе, сопроводительные письма оправдывают себя только в том случае, когда они содержат какие-либо дополнительные сведения или разъяснения по поводу присылаемого. Но в приводимом здесь случае сопроводительное письмо используется в двойном качестве - с одной стороны, это сопровождение партии компакт-дисков, с другой - сопровождение дополнительных каталогов выпущенных и планируемых к выпуску дисков. В принципе, для каждого из этих случаев в отдельности сопроводительное письмо не требуется, но для их совокупности оно вполне уместно.

Письмо-подтверждение (Прил.11) служит для подтверждения получения каких-либо документов или материальных ценностей. В данном случае фирма покупатель посылает это письмо для подтверждения получения товара и отсутствия претензий по качеству.

Коммерческое предложение или оферта (Прил.11) посылается в случае, когда продавец желает сообщить покупателю о возможности заключить сделку на определенных условиях. Оферта также может посылаться как ответ на запрос. Существует два вида оферт: свободная и твердая. Свободная оферта - предложение, рассылаемое как правило сразу многим потенциальным покупателям и не влекущее за собой какого-либо обязательства со стороны продавца. Твердая оферта, напротив, подразумевает обязательство продавца поставить предлагаемую партию товара на тех условиях, которые указаны в письме. Твердая оферта обычно посылается с условием ответа в течение определенного времени. Оферта как правило несет в себе следующую информацию: количество товара, качество товара, упаковка, цена, сроки поставки, условия платежа, срок действия оферты и т.д.

Ответы на оферту могут содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком случае акцептом (англ. Accept - принять). В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка. Если покупатель согласен не со всеми пунктами предложения, то он посылает контрпредложение, где излагает свои условия. Если продавец не согласен со всеми ..... до тех пор пока не признают несовместимость предлагаемых условий или не достигнут согласия. В нашей ситуации фирмой-продавцом присылается предложение партии компакт дисков другого исполнителя, но получает отказ из-за низкой популярности этого исполнителя (Прил.11).

Заключение

В данной работе были рассмотрены особенности стиля написания коммерческих писем; изучены определения и области применения каждого делового письма; была описана хозяйственная ситуация и составлена схема коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией. Также была написана коммерческая переписка, содержащая двенадцать писем, расположенных в таком порядке, чтобы в наибольшей степени удовлетворять выбранной хозяйственной ситуации.

Все вышесказанное позволяет заявить, что все поставленные задачи были разрешены.

Список использованных источников

1. Анохина И.Г. Англо-русский коммерческий словарь-справочник. - М.: Моби, 1992.-432 с.

2. Бурнашева Г.А. Делопроизводство. - М.: Высшая школа, 1994, 231 с.

здесь схема переписки
Приложение 2

EMI France Ltd.,

60, boulevard Lefebvre,

F75732  PARIS CEDEX 15

Tel. (1) 48 56 51 00, Fax (1) 48 56 51 01,

Telex : LCPARI 20000361

 

 

ILR/AR 001                                                                                             1996 05 27

ООО “Арт Компакт”

Россия,

Москва,

Саратовская 567,

410000