Рис.2. Создание сообщения для отправки по электронной почте.

В поле Тема вводится краткое описание вопроса, которой посвящено сообщение. После того как тема указана, соответствующий текст становится заголовком окна. В поле Кому вводится адрес основного получателя письма, в поле Копия адрес получателей копии. Если необходимо отправить копию письма, о котором ничего не известно другим адресатам, соответствующий адрес вводится в поле Скрытая (если такое поле отсутствует, надо дать команду Вид-Все заголовки).

В ходе создания и редактирования сообщения наличие связи с почтовым сервером не требуется. Такая связь нужна только в момент отправки (получения) сообщений. Программа Outlook Express устроена таким образом, что отправка и получение сообщений осуществляются одновременно. Так, получение и доставка почты осуществляются по щелчку Отправить в окне создания сообщения или по щелчку на кнопке Доставить почту в основном окне программы Outlook Express. Сообщения электронной почты размещаются в системе «внутренних» папок программы Outlook Express. Поступившие сообщения заносятся в папку Входящие. Открыв эту папку щелчком на её значке на панели Папки, можно увидеть любое из сообщений, его содержание отобразится в области, расположенной ниже списка. Двойной щелчок позволяет открыть и прочитать сообщения в отдельном окне.

Подготовка ответов на сообщение. Как правило, использование любых средств коммуникации подразумевает диалог. В случае электронной почты речь идёт об отправке ответов на полученные сообщения. Программа Outlook Express включает средства, упрощающие подготовку таких ответов. Открыв полученное сообщение в отдельном окне, можно использовать кнопки на панели инструментов:

· Кнопка Ответить получателю служит для ответа автору письма. При этом в окне создания сообщения заносится текст исходного сообщения, что позволяет привязать комментарии непосредственно к отдельным фразам полученного письма.

· Кнопка Ответить всем служит для отправки ответа автору письма, а также всем, кто получил исходное сообщение. В окне создания сообщения автоматически дополняются поля Кому, Копия и Тема. Текст исходного сообщения копируется в тело сообщения.

· Кнопка Переслать позволяет отправить полученное сообщение (вместе с комментариями, если необходимо другому корреспонденту. В данном случае автоматически заполняется только поле Тема, так как нового адресата необходимо указать дополнительно.

Чтение сообщений телеконференций. Механизм чтения сообщений телеконференций примерно тот же, что и при использовании электронной почты. После создания учётной записи для сервера новостей на панели Папки появляется значок, соответствующий выбранному серверу. После выбора этого значка автоматически открывается диалоговое окно Подписка на группу новостей, а программа получает список телеконференций, поддерживаемых данным сервером. Выбрав телеконференцию, следует щёлкнуть на кнопке Подписаться. Телеконференция с подпиской отображается непосредственно на панели Папки, и для доступа к ним не требуется открывать диалоговое окно Подписка на группу новостей.

Работа с сообщениями телеконференций осуществляется примерно так же, как с сообщениями электронной почты. При просмотре сообщения в отдельном окне можно Ответить в группу (отправить отклик в телеконференцию), Ответить автору (сообщение отправляется непосредственно автору по электронной почте) или Переслать сообщение по электронной почте другому корреспонденту.

2.2. Работа с адресной книгой

При активном использовании электронной почты общее число корреспондентов может достигать многих сотен. Помнить все электронные адреса просто немыслимо. Облегчить эту задачу позволяет специальная программа Адресная книга.

С её помощью можно:

· запоминать адреса корреспондентов, от которых поступили сообщения;

· автоматизировать ввод адресов корреспондентов;

· организовать проверку правильности введённых адресов;

· упростить отправку сообщений группам адресатов.

Открывать Адресную книгу вручную (Пуск-Программы-Стандартные- Адресная книга) требуется только для её редактирования. Чтобы добавить нового адресата, следует щёлкнуть на кнопке Контакты и выбрать в открывшемся меню пункт Создать контакт. Откроется диалоговое окно Свойства (позже в заголовке будет указано имя корреспондента), содержащее многочисленные вкладки, предназначенные для ввода различной информации в адресате. Имя и адрес электронной почты задаются на вкладке Имя. Удобно использовать также поле Псевдоним: данные, введённые в это поле, можно указывать вместо адреса в ходе создания сообщения.

Если информация о корреспонденте поступила вместе с полученным от него сообщением, то занести эти данные в Адресную книгу можно непосредственно из программы OutlookExpress. Для этого надо щёлкнуть правой кнопкой мыши на имени адресата в поле От в списке сообщений или в окне сообщения и выбрать в контекстном меню команды Добавить отправителя в адресную книгу или Добавить в адресную книгу соответственно.

Чтобы воспользоваться Адресной книгой для ввода адреса, надо в ходе создания сообщения щёлкнуть на заголовке соответствующего поля (Кому, Копия или Скрытая). Адреса, помещённые в каждое из этих полей, выбираются в диалоговом окне Выбрать получателей.

Адрес, взятый из Адресной книги, выделяется в соответствующем поле подчёркиванием. Если какие-то из адресов вводились вручную, но должны быть в Адресной книге, их можно проверить при помощи команды Сервис-Проверить имена. Найденные адреса также будут подчёркнуты, ненайденные можно исправить, выбрав один из нескольких подходящих адресов, или занести в Адресную книгу.

Если необходимо регулярно отправлять сообщение одной и той же группе корреспондентов, Адресная книга позволяет создать и использовать группу адресов. Для этого используется команда Создать-Создать группу. При добавлении участников в группу их адреса имени группы сообщение отправляется всем выбранным корреспондентам.

Включение корреспондента в группу не влияет на возможность индивидуального использования его адреса. Один корреспондент может быть включён в несколько групп.

3. Другие способы организации передачи данных

1. Gopher позволяет просматривать ресурсы с помощью меню посредством установления соединения с соответствующим пунктом программы. Главное преимущество – не нужно искать адрес соответствующего ресурса, просмотр содержимого осуществляется из каталога. Недостаток – не имеет стандартного списка рубрик. Поддерживает разные типы файлов: текстовые, звуковые, программные.

2. Передача файлов с помощью FTP – FailTransferProtocol – Протокол Передачи Данных. Обмен данными происходит по TCP-каналу. Технология FTP предназначена для обмена большими объёмами информации между машинами с различной архитектурой. FTP-архивы является одним из основных информационных ресурсов Интернета. Фактически это расположенные в организованных каталогах на различных компьютерах во всём мире файлов. Обычно для передачи файлов между компьютерами необходимо знать логин и пароль. Существуют FTP-серверы со свободным доступом.

3. Электронные доски объявлений BBS– BilletinBoardSystem – компьютеры, к которым можно подсоединиться с помощью модемов через телефонную сеть. BBS содержит файлы, которые можно переписывать, позволяет проводить дискуссии, участвовать в различных играх и имеет свою систему электронной почты.

Список использованной литературы

1. «Информатика». Базовый курс. 2-е издание/ под ред. С.В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2004 – 640 с.: ил.

2. В. Пасько «Самоучитель работы на персональном компьютере». 5-е изд. – СПб.: Питер; Киев: BHV, 2003. – 560 с.: ил.

3. Курс лекций А.М. Патрусовой по дисциплине «Административные системы и офисные технологии».