Реферат: Разработка алгоритмов и программных средств подсистемы документооборота системы управления содержанием информационного сервера

Существует еще один важный момент использования систем, построенных на такой архитектуре. Уровень «клиентов», в целом обладающий огромной вычислительной мощностью, на самом деле простаивает, занимаясь лишь выводом информации на экран пользователя. Так почему бы не использовать этот потенциал в работе всей системы?

Более 95 % данных, используемых в документообороте, могут быть размещены на одном персональном компьютере, обеспечив возможность его независимой работы. Поток исправлений и дополнений, создаваемый на этом компьютере, ничтожен по сравнению с объемом данных, используемых при этом. Поэтому если хранить непрерывно используемые данные на самих компьютерах, и организовать обмен между ними исправлениями и дополнениями к хранящимся данным, то суммарный передаваемый трафик резко снизиться. Это позволяет понизить требования к каналам связи между компьютерами и чаще использовать асинхронную связь, и благодаря этому создавать надежно функционирующие распределенные информационные системы, использующие для связи отдельных элементов неустойчивую связь типа Интернета, мобильную связь, коммерческие спутниковые каналы. А минимизация трафика между элементами сделает вполне доступной стоимость эксплуатации такой связи. Конечно, реализация такой системы не элементарна, и требует решения ряда проблем, одна из которых своевременная синхронизация данных.

Построенные на основе данной архитектуры системы будут обладать надежностью, безопасностью информации и высокой скоростью вычислений, что от них в первую очередь и требуется.

1.3. Принципы организации документооборота на информационном сервере

Документооборот - это регламентированная технологическая схема и процесс движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых операций с ними.

Документооборот можно трактовать и как статическую структуру пунктов прохождения, и как динамический процесс прохождения до­кументов одновременно. Число пунктов обработки документов, ско­рость перемещения документов между ними и оперативность выпол­нения в каждом пункте необходимого набора операций определяют степень совершенства технологической линии обработки документов и эффективность обеспечения аппарата управления полезной и досто­верной информацией.

Эффективная работа с документами невозможна без систематизации и классификации. Для систематизации документов используется номенклатура дел - перечень наименований дел, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется для построения информационно-поисковой системы. Дело представляет собой первичный комплекс документов, сгруппированных по определенному признаку.

Наиболее крупной единицей систематизированной информации является информационный ресурс - организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных и знаний, другие массивы информации в информационных системах. В настоя­щее время, с увеличением объема документированной информации существенно возрастает роль автоматизированных информационно-поисковых сис­тем. Они становятся неотъемлемой частью современных систем доку­ментооборота. Перенесенные на электронные носители информаци­онные ресурсы с помощью средств вычислительной техники и телекоммуникаций приобретают качественно новое состояние и становят­ся доступными для оперативного воспроизводства необходимой ин­формации и превращаются в важнейший фактор эффективного функ­ционирования организации.

Не всегда различают понятия электронный документ и электронное сообщение. Иногда термин электронный документ понимается как файл данных, сформированных, например, текстовым процессором или электронной таблицей, т.е. электронное сообщение. Это допустимо, если не вносится путаница и подмена понятий. Между тем к передаче и обработке электронных сообщений и электронных документов предъявляются разные требования. Электронное сообщение может свободно редактироваться и в измененном виде передаваться далее для после дующей обработки. Электронный документ, как и документ бумажный, изменяться не может, если он наделен юридической силой. Это требование определяет различие между компьютерными системами обработки электронных сообщений и электронных документов.

Жизненный цикл документа в системе документооборота включает следующие основные стадии работы с документом: создание; исполнение; хранение; уничтожение документа

На различных стадиях пользователи системы выполняют над документом множество действий. Совокупность действий, которые осуществляет пользователь на всех стадиях жизненного цикла документа, определяет его роль и функции в документообороте. В ряде случаев понятия роли и функции участника документооборота совпадают.

Пользователь системы как участник документооборота играет в определенный момент времени одну из заранее определенных ролей. Он может иметь одну роль или несколько в зависимости от характера работы над текущим документом и установленного регламента. Например, сотрудник управления выступает в роли автора одних документов, ответственного исполнителя - других, рецензента - третьих, и так далее.

Каждый конкретный документопоток предполагает соответствующее распределение ролей. Практически всегда в соответствие с ролью ставится определенный набор действий и процедур, содержание которых зависит от технологии документооборота. Состав действий для одной и той же роли может изменяться в зависимости от типа обрабатываемого документа.

Для каждого действия определяется система элементарных технологических операций, составляющих содержание действия. Этот набор операций может изменяться в зависимости от параметров и характеристик технологической линии обработки документов.

Автоматизированная система документооборота должна поддерживать на качественно новом уровне следующие процессы:

· создание и генерацию информации;

· сбор, накопление, обработку, хранение и передачу информации;

· поиск, распространение и использование информации.

Такая система является компонентом интегрированной информационной среды как совокупности информационных ресурсов, телекоммуникационной среды и в целом информационной инфраструктуры. Заметим, что мы не будем разграничивать понятия автоматизированной системы обработки документов и автоматизированной системы управления документооборотом, поскольку в современных информационных средах их функции часто объединены.

Типовая компьютерная среда включает следующие основные компоненты:

· средства разработки сообщений;

· корпоративную информационную систему;

· систему документооборота и обработки сообщений.

Проанализируем состав и назначение каждого компонента.

Средства разработки сообщений

К средствам разработки сообщений относятся разнообразные инструментальные системы, при помощи которых создаются электронные сообщения. Типичными средствами этой категории являются текстовые редакторы и электронные таблицы. Все создаваемые этими средствами файлы имеют статус электронных сообщений.

Информационная система

Информационная система включает средства накопления и обработки больших массивов однотипной информации, базы данных и приложений на их основе.

Система документооборота и обработки сообщений

В системе документооборота и обработки сообщений, как было уже указано, следует разделять электронный документ и электронное сообщение. В соответствии с этим разделяют системы электронного документооборота и обмена электронными сообщениями (по составу операций они могут быть близки). Поступающие файлы электронных сообщений должны преобразовываться в формат электронных документов. Последние формируются непосредственно в среде системы документооборота при помощи встроенных специализированных средств.