Реферат: Разработка системы автоматизации для малого коммерческого предприятия работающего в сфере информационных услуг

Основными принципами и целями внутрифирменных систем информации являются:

1.Определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

2.Выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

3.Определение потребностей в технических средствах (в том числе, в компьютерной технике) на предприятии в целом;

4.Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

5.Автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

6.Автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами внутрифирменной системы управления являются:

— координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по предприятию в целом;

— определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

— определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации — чрезвычайно сложная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также, от его полномочий в принятии управленческих решений.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование.

Для современных условий наиболее характерно использование электронной техники в двух основных направлениях:

— в конторском деле — для замены секретарей-машинисток и делопроизводителей;

— в бухгалтерском деле — для составления письменных финансовых документов, осуществления без кассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

1.4. Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации

Во внутрифирменной системе информации используются, прежде всего, такие виды вычислительной техники, как компьютеры ,оснащенные необходимым набором периферии, электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенной микро-ЭВМ, средства телекоммуникаций, средства автоматизированной обработки текстовой информации и, прежде всего ЭВМ — как крупногабаритные, так и персональные.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин “вычислительная техника” перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать цифровую, текстовую и графическую информацию.

В процессе автоматизации управления мини-ЭВМ используются, преимущественно, для:

— разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

— контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

— расчета заработной платы;

— контроля над поступлением заказов;

— анализа данных о сбыте продукции;

— регистрации поступления платежей;

— ведения учета и отчетности.

Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в одну систему.